為慶祝國際秘書週（2013年秘書日為4/24, 秘書週為4/21-27），台北秘協有一系列的活動！本年度重頭戲活動日，為4月20日星期六，在集思交通部國際中心舉辦「律出好夢想」國際秘書週活動，內容與大家一起討論分享，無論是你在生活中、還是在工作上所與到的整理議題，我們該如何從這些小事的整理規劃進而達到自己想要完成的計畫與夢想呢？
延續國際秘書週活動主題--整理術，本周推出達人整理術之 <辦公桌篇>
TPSAA計劃推出一系列的『整理術』活動/講座/文章，希望能匯集各方高手的經驗，替每天忙碌的秘書朋友們解決各種整理的疑難雜症，也希望藉由大家的無私奉獻，能為大家節省許多金錢與時間，提高其生活品質，讓你我從此不再為『整理』而煩惱。
本周爲大家邀請到台北秘協網頁部落格主委林珮玲小姐，來與我們分享，該如何整理你的辦公桌吧!
<辦公桌篇>
有人說：從一個人的辦公桌就可以看出這個人的工作能力；辦公桌雜亂無章的人，通常給人感覺思緒較凌亂，平日上班大部份時間都浪費在找東西的感覺。如果把辦公桌整理好，減少找東西的時間，工作起來也較順心順利，也給人很專業的形象。
如果你的辦公桌原本就很亂，那麼從丟東西開始吧！
先把過期的檔案和東西丟掉，然後把公用的檔案或公用的物品放回原處，該歸同事管理的檔案，就還給同事吧。把文具信封之類的備品放在自己座位，並不會減輕你的不安全感，反而是增加你找東西的困擾。統統放回公用區域，要用時再去拿就好。
桌面上
清除掉不必要的東西只留下需要的，接下來，我們要開始把現有的東西擺放在辦公桌囉。
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平時辦公桌只放必須的東西就好—電話機、電腦、IN OUT tray和記事本。 有人說辦公桌面要像切菜的砧板一樣，只放『正在進行中工作相關的東西』就好，其餘跟進行中的工作沒關係的，都暫時放在辦公桌最下層抽屜的43folders系統中。 這樣可以養成一次只專心做一件事的習慣，工作中才不會被過多的雜物和雜事擾亂心情。
我把辦公桌分成六個區域： 1. 電話 2. 記事本 3. 電腦 4. 工作區 5. IN OUT tray 6. 與工作中相關的東西。
我是右撇子，電話習慣放在左手邊，這樣用左手接電話時，右手可以隨手記下電話內容。
一早來上班，我就習慣把記事本放在左手邊，今天該做哪些工作、哪些工作需先做…在記事本中一目瞭然。即使工作中被突然來的電話打斷，我也可以馬上看記事本處理，或是重新安排工作順序。
這當中，電腦與工作區是隨時可以互換的區域，如果工作需要用到電腦，可以把筆電往前拉來使用，如果用不到，就往後推，空出面前的部份工作。 |
有人問我：你桌上不擺茶杯、便條紙和筆筒嗎？我習慣把茶杯擺在茶水間，要喝水時就去茶水間。這樣一來，可以避免打翻茶杯，弄濕處理中的文件，也強迫自己固定時間要起身走走，屁股不要黏在椅子上太久。另外，我是習慣把便條紙和筆擺在抽屜裡的。工作中只把必須要用的筆擺放桌面，其餘都收在抽屜中。
接下來跟大家分享抽屜擺放東西的三個原則，看看抽屜的東西該怎麼擺：
- 1. 同心圓原則：使用頻率最高的東西擺放離自己最近的位置，其次是較不常使用的，最少使用的東西放離自己最遠。
- 2. 物以類聚原則：小東西小零件是最難收拾的，如果將性質相同的東西集中在一起，用小盒子裝起來後再放進抽屜裡，要找的時候就方便多了。
- 3. 東西擺放位置固定後，就不要變動。什麼東西該在什麼地方都是固定的，有時連閉著眼睛都可以摸得到。這樣就不會花時間找東西了。
抽屜中
來看看我的抽屜放些什麼東西：
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第一層抽屜，靠近自己的一方依序是：待整理的名片、膠帶、印泥、印章、筆和各色便利貼。
離自己較遠的一端，放著用A4影印紙箱的蓋子，裝已用過單面的回收影印紙，且未用過的那面朝上，隨時要用就可以取用。另一方面也當作便條紙用。接到電話或是老闆交待事情，立刻拉開抽屜，直接寫在單面影印紙上，寫的這張紙也不會因為不小心而跟你正在工作中的任何文件疊在一起。這個方法比起把A4紙裁成小張便條紙要來得方便多了。
許久不用的名片，我用牙線棒的塑膠盒裝起來，塞進抽屜最後端。 |
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第二層抽屜最外側放的是名片盒，以及兩盒自己的名片。
往內靠近自己的一方，依序放的是信封、抽取式硬碟、零食和泡麵，以及牙膏和牙刷。
秘書永遠比別人多一顆心，同事血糖過低、掉了顆扣子、大姨媽來…貼心的秘書總會從抽屜裡變出零食、針線包、衛生棉、甚至止痛藥。
第二層抽屜最後端，我也是用牙線棒的盒子，放入釘書針、針線包、常用備藥、牙線棒、棉花棒。並且用便利貼標註盒子裡的內容物，找起來比較方便。 |
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第三層最大最深的，當然就是秘書常用的43folders系統，這個不再贅述，或是放些常用的文件，記得文件要讓它們統統立正站好，並且要加上標籤方便找尋。
至於這個抽屜放的檔案管理技巧，就請各位讀者期待我們達人整理術的檔案管理篇。
但有個小技巧可以跟大家分享： 我的辦公桌是舊式的，沒有吊夾架，所以一般的吊夾就沒辦法使用，我利用標籤和使用過的宅急便便利袋，輕鬆解決這個問題。
厚紙板做的便利袋可以順利立起來，而且大小剛好可以放進A4文件，便利袋又有厚度的設計，比起透明塑膠L型夾，拿來這裡使用最恰當不過了，又很省錢。
這個大抽屜最後端，還有空間，我就會藏一些比較用不到的文件或是機密文件。 |
私房密技
接下來分享兩個私房密技，都是很實用的方法哦！
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小撇步1：包裝盒是最好的隔間 |
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很多人都會用A4影印紙箱的蓋子放可回收再利用的單面影印紙。
我就發現奶茶盒子和牙線棒的盒子都跟名片好速配唷！ 尤其是牙線棒的盒子，高度剛好，還有空間可以加標籤。
把名片或是其他外型不規則的小東西先放入同樣尺寸的包裝盒中，再放進抽屜裡，收納整理起來整齊又美觀。 |
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小撇步2：找一些小型文具取代大型文具 |
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例如：舊式的膠帶台又大又笨重，通常只能放在桌面上使用。現在可以用這種甜甜圈型的膠帶台取代，功能相同，又可以收在抽屜裡面，保持桌面的淨空。 |
創造空間
有時候老闆給的辦公桌空間不夠用，我們就要自己來創造空間。看看幾位達人的金頭腦，如何創造出空間：
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桌子和櫃子邊的隙縫空間千萬別錯過，電腦螢幕或是筆電的扁型箱子放進去剛剛好，在上面挖個小洞，把兩面都用過要丟棄的影印紙、或是隨手寫的小紙片都丟進去，一段時間後就整個拿去廢紙回收。
需要時就有紙袋可以用哦！ |
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很多人愛把面紙放在桌面上，工作一忙起來就嫌它佔空間。
用雙面膠黏在桌子底下，也是個不錯的方法哦！ |
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再來看一位『建築大師』的傑作，L型的桌面，不只使用兩部電腦工作，還利用塑膠效率櫃和紙箱，蓋出一棟文具用品收納高樓。 |
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超級秘書像是查號台，每個人有問題都打電話來問，所以在隔間牆上貼滿了常用資訊，接電話時，抬頭就可以看到。 |
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用瓦楞紙板架出層架，塑膠資料櫃上面可以在多放膠帶台、面紙、雜物盒…等等。層板下兩個資料櫃中間創造出的空間，放保溫壺及杯子。 |
辦公桌的整理不只是為了整齊美觀，而且是為了要提昇工作效率。最後，一定要養成東西用完歸位的習慣，從此以後，不需花太多時間整理，每天就能維持這麼整齊乾淨的環境，工作起來心情愉快，工作效率也大大提昇了。
辦公桌整理篇在此先告一個段落，希望這樣的分享對大家有幫助。如果你也喜歡，記得幫我們按個”讚”轉發分享，我們也歡迎您，如果有其他的妙招撇步，也請提出來一起分享吧!
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