達人整理術之 <名片篇>－TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

律出好夢想系列~~名片管理

撰文：周純如

『Angela，請給我上星期經銷商會議王總的名片』，擔任秘書工作的朋友對這句話應該感到很熟悉。若是沒有做好詳實的名片管理，這時的Angela勢必抱著一疊名片，得從第一張找到最後一張。幸運時，可能很快速就找到目標名片；運氣差些，那這張小小的紙片恐怕就是那一千零一張，排在最後。商場上的人際交往關係的顯現，藉由這張小小的紙片拉開序幕，它不僅是人脈存摺累積的來源，更是日後互動聯絡的重要媒介。

身為主管的秘書或助理每天面對一大堆名片，若無法以有制度的方法並藉用科技工具來管理名片，這將會耗費很多的時間在找尋名片這件小事上。而拜科技發展之賜，名片管理的工具不斷推陳出新，從以往最原始基本的名片簿／名片整理箱　→　excel檔案建立→　outlook聯絡人　→名片王（掃瞄歸檔）→　名片全能王（拍照歸檔），讓名片的管理從原始的紙本整理進入到雲端數位化的應用。而不論科技如何演進，執行者必須因應主管或管理方便性而習得各項應用，茲將名片管理之應用面說明如下：

傳統式歸納名片工具類別
名片數量	適用工具	示意圖
較少	一般名片簿或活頁名片簿
較多	名片整理箱
不限	個人電子名片機
不限	Excel檔案
不限	Outlook聯絡人
不限	名片王（掃瞄歸檔）
不限	全能名片王（照相歸檔）

名片管理的基本觀念：

1. 收到主管交付給您名片的第一時刻請先將見面日期／主題／會面場合詳實註記完成。

2. 傳統紙張型式轉變為數位化型式

3. 分類的邏輯：

(1) 依行業別／公司別／職稱別區分

(2) 依國家別／區域別區分

(3) 依來往密切度區分

(4) 依英文或國字的部首、字母、姓氏筆劃來區分

有鑑於科技產品日新月異，名片資料知識化及系統化演進，筆者目前皆使用以下的科技產品，效率化的整理名片，茲將整理歸檔步驟一一說明如下：

步驟	執行說明及操作圖示
1	l 將欲歸檔之名片先行編號如下方圖文框：A130001，為類別代號，可依需求增加設定 l 『13』為2013年，『0001』為名片序號，依經驗值一年設定一萬張『0001~9999』名片應該足夠的，若是一年內名片歸檔數為一千張，可以設為三碼『001~999』，可自行參酌。
2	使用數位名片掃瞄器將實體名片進行正反面掃瞄，可單張或批次執行。
3	掃瞄完成後，此影像檔及資料將會直接儲存於電腦系統內，並且產生下方圖檔，此時您只需比對資料是否正確，比對完成後存檔即可。
4	將此名片存入閒置的名片盒內，並且依序號排列整理，爾後若需要查看實體名片只要依序號取出實體名片即可。
5	可將每一年度的名片集中歸納一起。
註	手機版名片王操作法