部屬學經典:秘書~讓上司一天都少不了你
專訪精創科技總經理秘書 何明俐
<此文摘自Career雜誌2008年385期>
秘書可說是主管最重要的左右手，一名稱職的秘書必須充分瞭解老闆的脾氣、喜好，凡事多用點心、幫老闆多想一點。更重要的是，必須謹守工作份際，口風緊、不會假傳聖旨或是拿著雞毛當令箭。
秘書工作的特殊之處，在於與主管的關係非常緊密，是主管最重要的左右手。
精創科技總經理秘書何明俐擔任秘書已有10年、跟過4個老闆。一直到現在，前任老闆找不到朋友電話時，有時還會打電話問她，由此不難想見主管對何明俐倚賴的程度。
何明俐形容秘書的工作內容「包山包海」，完全視主管的位階以及對秘書的信任感而定，最重要的是必須「使命必達」。
默契與信任感 需要時間琢磨
於公，何明俐要負責安排精創總經理陳曉業的行程，以及公司內部所有的行政事務。由於精創科技隸屬於精誠集團，人資、財務、法務等功能係由總公司支援，因此，何明俐就等於公司的人資、財務人員，從篩選履歷、辦新人教育訓練到催收帳款、掌控現金流量，都是她的份內工作。
於私，何明俐會陪同總經理參加台大 EMBA同學的聚會、熟悉老闆的朋友圈，以及幫忙跑銀行、處理私人帳務等。何明俐的前任老闆甚至連買車子、房子等事務也委由她處理，於公於私倚賴何明俐甚深。
秘書與主管之間的這層信任感，是經由一條漫長的「經驗曲線」建立起來的。從一開始合作到培養出默契，再到建立信任感，無不需要時間累積，秘書才能琢磨出與主管的相處之道。
洞悉老闆的喜好與風格
何明俐初接下秘書一職時，包括老闆的工作觀念及喜好、興趣等，都是與前任秘書的交接重點。何明俐說：「秘書一定要知道老闆的喜好，包括喜歡吃什麼口味的便當，都必須瞭如指掌。」
像是她的前任老闆只喝溫開水，完全不喝其他飲料，因此只要老闆外出，何明俐就會特別交待餐廳或是客戶端的窗口準備溫開水。另外，他不喜歡秘書比他晚到，所以何明俐每天7點就上班，先備妥報紙、當天開會資料，以及一杯溫開水擺桌上。
因應主管不同的個性及工作習慣，何明俐會調整與主管溝通的模式。例如：前任老闆的管理風格比較一板一眼，因此工作交辦下來，何明俐完全接受指令，不會多問。但現任總經理所交代的工作，她會仔細詢問背後決策原因，試著通盤瞭解相關層面。
扮演老闆的化妝師
秘書的角色相當多樣，既是稱職的部屬、得力的助手，同時也是老闆與員工之間的潤滑劑。
有一回，何明俐參與高階主管會議，總經理與某部門主管意見不同，開會氣氛劍拔弩張，幾乎要吵了起來。何明俐見狀趕緊表示，總經理的下一個會議時間到了。事實上，總經理接下來根本沒有會議要開。
事後，何明俐先去瞭解總經理為何會發飆？原來是「之前明明已與那位主管討論過這件事情」，於是她私下扮演溝通橋樑，主動提醒那位主管：「這件事在會議上已經討論過了」，絕口不提這些話是出自總經理之口。
另外，何明俐還會提醒總經理多關心同仁，例如：同仁生日快到了，或是手上正在趕某個案子，要多注意身體健康等。
最忌諱拿著雞毛當令箭
秘書常常被視為老闆的分身，所說的話某種程度就代表老闆的旨意，因此，何明俐會特別謹言慎行。例如：之前公司決定搬家，在尚未正式宣布之前，何明俐口風很緊，恪守工作職責。
何明俐認為，當秘書最忌諱的是，「拿著雞毛當令箭」，代替老闆下決定。「即使老闆每次都做出一樣的決定，但是你就是不能幫老闆下任何指令。」否則就是違反秘書的工作倫理、僭越了應有的份際。
還有些同事會慫恿何明俐，「妳去跟總經理說……」，面對其他部門主管或同事的請託，何明俐會依事情的重要性做判斷，適度扮演把關的守門人角色。
身為秘書，當老闆情緒不好的時候，其他人可以躲得遠遠的，但秘書卻逃不了。何明俐會採取主動的態度，想辦法讓老闆轉換心情。她曾經趁著老闆去洗手間的空檔，溜進辦公室，在他的杯子貼上卡通人物的大笑臉，或是轉寄笑話或溫馨小品給老闆。
每天保持戰戰兢兢
身兼台北市專業秘書暨行政人員協會副理事長的何明俐認為，當一個稱職的秘書，除了必須具備語言及電腦能力之外，最重要的是貼心、細心、耐心，願意多用點心、幫老闆多想一點，學會站在主管的角度看事情。
即使每天所面對的是再熟悉不過的老闆，但何明俐強調一個觀念，「即使是第100次的演出，都要像第一次一樣的戰戰兢兢。」難怪何明俐自擔任秘書以來，能夠備受歷任主管的肯定了。
撰文◎羅梅英
留言列表
