TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

請不要急著說『我知道了』

理事長 蔡錦慧

『小真是櫃檯助理，負責接聽及轉接電話。一天，研發部秘書小彤氣沖沖跑來質問小真，為什麼我還是常接到有人來推銷貨品的電話？已告訴過妳，研發的相關事項請轉給我，妳都說妳知道了，為啥還做錯呢？小真很無辜的低著頭說著：妳不是說只要有關研發的，就轉給妳呀！所以電話中的人只要有提到研發，我就都轉給妳……。』

以上場景，您是否遇到過呢？故事中的小真與小彤誰錯了呢？筆者認為都有錯！因小真在說「我知道了」前，並沒再跟小彤確認研發範圍是哪些?且轉接電話前，並沒再確認對方來意；再者，小彤在聽到小真說「我知道了」後，沒有再反問小真「那你知道研發範圍有哪些嗎？」如小彤換成是小真的主管，是否小真的後果並不是只有被唸而已，進而影響到考績評比呢？

話說筆者在剛進入職場時，所受到的兩個震撼教育是：

一、主管:為什麼我在交代你事情時，你一直在點頭，你真的懂了嗎？那我不說，你講給我聽！

二、主管:妳說妳知道了，那妳把我剛交代的事情再說一遍給我聽！

    想也知道，當時還是菜鳥的筆者，回答不出也講不對主管交代的主要重點。從這兩個震撼教育之後，筆者改掉一直點頭並說「嗯」的壞習慣，再者，就算主管是多麼兇及不耐煩，硬著頭皮也要反問主管：請問您的意思是……，直到自己很有把握清楚主管要的重點，才會說「我知道了」，進而去執行事項。

    雖然一開始筆者對這個主管恨得牙癢癢，但在說「我知道了」之前先思考及反問，這樣的思考方式執行一段時間後，真的很感激這位主管所給的震撼教育，因為筆者學會了問問題及如何請別人做對的事情；也間接知道，原來「溝通」是多麼重要，因為每個人的背景不同，思考習慣就不同。所以，各位看倌，在主管或同事面前，請不要再急著說「我知道了」，因為說出的同時，接下來做的事情，就要對主管及同事負責。