別當亂室英雄或亂室佳人
座位整齊清新，自動宣示你的專業
昨天晚上，老鳥同事收拾完公事包，丟下一句話：「明天開始我請假出國，一切就麻煩你了。」
身為職務代理人的新進秘書唯有把皮繃緊。一大早上班，電話就叮鈴鈴響個不停，十五分鐘後將召開主管會議，新進秘書要幫各經理們整理好五、六份投影片與電子檔，還要將中區開發案的新聞剪報、自辦購案簽呈、本期公關禮品打樣、廠商報價單……一籮筐東西，交給老闆過目。
這些資料全都淹沒在老鳥同事的座位裡。新進秘書眼前是一堆又一堆的雜物山，上個月泛黃的報紙、還沒有拆封的財經週刊全堆在地上，一般件、急件與機密公文混雜在一起，各種禮品打樣和幾年前製作的公司吉祥物布偶，以及便利店公仔全塞在快爆開的大紙箱中，新進秘書使出吃奶的力氣，把廠商收據從單據山中抽出來，一不小心，桌上的水杯茶杯咖啡杯保溫杯手搖杯就在眼前上演骨牌效應，「完蛋啦！老董的簽呈正本沾到拿鐵了啊！！」
桌面有條不紊
辦公室總不乏「亂室英雄」、「亂室佳人」，座位簡直髒亂到令人髮指，但要成為一位稱職的秘書、助理或行政人員，桌面一定要收乾淨，展現出有條不紊的專業，方便自己也方便他人。
四個雜誌盒，變身全能收納王
即使各式各樣的文件資料多如排山倒海，行政人員需要立即反應的不外乎幾種類型，大致上，桌面只要放四個收納「型錄」、「通訊錄」、「文宣品」以及「其他類文件」的雜誌盒，就可以因應需求將紙本資料明確地分門別類。
1. 型錄類雜誌盒
這個雜誌盒收納食、衣、住、行、育、樂的各種型錄、價目表及特惠方案。
舉凡會議要訂茶點便當、下午茶想喝手搖杯或吃點心、長官同仁出差要租車訂房、公司教育訓練要請講師、招待客戶貴賓要預約餐廳與高爾夫球場……行政人員的基本功，就是把它們通通整理齊全，依照時間順序排列，並且切記要定期更新，讓同仁長官要訂東西時就想起你最貼心。
2. 通訊錄類雜誌盒
收納公司內部以及協力廠商的通訊錄、組織架構表等。除了關鍵時刻要找到業務負責人，行政人員可以更熟悉公司及協力廠商的業務架構，在接電話與接待訪客時，做得比別人更好。
3.文宣品類雜誌盒
當客戶、公司高層或重要貴賓來訪，接待不再只是端茶送水，這時從這個雜誌盒中，拿出公司刊物、中英文年報、主管受訪報導等文宣品，親切地招呼：「這是我們公司簡介，請您參考。」「我們老闆前陣子受訪，您可以看看這篇報導！」不必再為聊天話題搜索枯腸，也不會與拜訪者大眼瞪小眼。
4.其他類雜誌盒
無論再怎麼完備的分類，也總有例外。其他類雜誌盒就是用來收納這些緊急、暫時無法歸類的例外，等到工作的尖峰時刻過後，再來思考它們要何去何從。
整齊的座位代表專業
羅馬不是一天造成，習慣不是一天養成，每天下班前十分鐘，把文件分門別類歸檔好，並瀏覽一下其他類雜誌盒，再嘗試歸檔。久而久之，整齊的座位就會自動宣示你的專業紀錄。
以上文章摘自《圖解7位頂尖秘書教你職場行政成功術》
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