熱情秘書力-系列文章（三）
瑪麗亞 VS 得力助手
江美儀 (財務顧問公司資深秘書)
梅姬踏入職場已換過幾項工作，因接觸到一些特助及秘書，在了解這個工作領域的特質後，深深受到吸引。幾個月前有機會讓她從飯店業的第一線人員，轉換跑道成為秘書。一貫的接受命令然後執行，是當初在飯店業時養成的習慣，第一線人員每天面對的是來來往往的客人，為了讓每位客人能享有一致的優良服務，工作範圍一定、與客戶的應對進退有一套標準程序，只要將自己被分派到的事情做完，不需要太多的意見；面對客人時笑容可掬、親切優雅，讓他們有賓至如歸的感覺，基本上已是很棒的服務人員。
秉持著服務的熱忱，她把新公司的老闆及各長官前輩們，都當成是自己重要的客戶。剛開始實在不了解他們口中的專業術語，看到老闆桌上堆積如山的文件，不知道怎麼幫他整理才不會讓他找不到，所以只能把文件簡單的歸整齊，讓桌面看起來不至於太過凌亂；有交辦事情時，為求表現而一頭熱的栽進去，有時結果不是很順利能得到老闆認同，但梅姬還是很認真的完成每一項任務，儘可能達到心中的100分，雖然動作慢些，不過算是使命必達；至於老闆未提及的事項，則不敢主動參與。
然而在一段時間之後，卻從人事主管那裡獲知老闆對她的看法：做事態度很棒、細心且錯誤率低值得表揚，可惜就是不夠積極！…｢不夠積極｣這句評語對於梅姬猶如一拳重擊，覺得十分疑惑，問題究竟出在哪？梅姬意識到現在老闆就是她的主要客戶，一切得重新思考，該怎麼做才能讓老闆對她改觀有超越期望的感覺？如何替老闆分擔，讓他能順利的在業界打一場漂亮的仗?
ㄧ位相當有經驗的秘書前輩試著點醒她：妳想讓自己只不過是個領較高薪水但很被動的瑪麗亞，還是老闆心目中積極主動的得力助手?
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情況一：老闆桌上的文件堆積如山 |
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瑪麗亞會這麼做… |
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不知道怎麼幫他整理才不會讓他找不到，所以只能把文件簡單的歸整齊，讓桌面看起來不至於太過凌亂 |
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得力助手會這麼做… |
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試著和老闆溝通過如何幫他整理文件，什麼樣的情況代表那些文件是不要的，怎麼樣又是需要留的，如何分類保存等等。有不懂的地方就開口問，讓主管感受到你並非只是無意識的替他收拾。透過雙向的溝通也更能了解老闆的想法。 |
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情況二：有交辦事情時，為求表現而一頭熱的栽進去，有時結果不是很順利能得到老闆認同 |
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瑪麗亞會這麼做… |
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在被指派一項任務後，就像拿到ㄧ根骨頭的狗一樣，急著要把工作完成，常常只看到細節而不是事情的全貌。 |
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得力助手會這麼做… |
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有經驗的秘書不會立刻跳進去開始行動，而是先思考一下，且不會完全依照老闆的指示去做，適時提出自己的建議。如此ㄧ來，不必做到一半停下來，回頭發現最原始的想法不夠周全，反而能為公司增加效益。 |
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情況三：儘可能達到心中的100分，雖然動作慢些，不過算是使命必達 |
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瑪麗亞會這麼做… |
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努力追求完美的迷思，結果把時間耗費在不必要的細節上，導致動作變慢。 |
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得力助手會這麼做… |
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雖說把事情做完，不如把事情做好，但將追求「好還要更好」的時間用在「創新」，那會是多麼美好的ㄧ件事。假如你知道自己只有一小時的時間修正報告，那麼就要在這一小時之內完成它，不要因追求完美而拖延到交件時間。大部分的人不會注意到80%和100%之間的差異，你可以把時間轉移到其他重要的工作上，完成更多的交辦事情。 |
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情況四：老闆未提及的事項，則不敢主動參與。 |
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瑪麗亞會這麼做… |
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把自己限制在”秘書”的小框框裡，變得這也不敢碰那也不敢做。 |
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得力助手會這麼做… |
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大多老闆有適當的授權，你可以試著跳脫出人為設限的小盒子去思考，或許會注意到老闆沒有想到的角度，主動提出看法與建議，並在表達意見後，詢問確認老闆的想法。例如：轉呈文件前，幫忙注意有哪些地方有錯漏字？數字是否誤植？此份文件之前曾經簽過，為何要再簽一次？又或老闆出差前，主動幫老闆思考到每一項細節，讓他無後顧之憂的出外打拼。 |
不去試永遠無法知道自己有多少潛能，老闆更不會曉得。增加自己的溝通能力和專業知識，多學習從老闆的角度看事情，除了本份的工作盡忠職守外，要懂得察言觀色，了解老闆的個性、脾氣、好惡，就能拿捏何時該多說一句、何時該少說一句。尤其應研究一套與老闆最好的溝通模式或方法。對老闆交辦的事情，可立即抓到重點並付諸行動，進而完成任務。老闆每天日理萬機，隨時都需要得力助手從旁協助，所以外出或有遠行時，要隨時能被聯絡得到，讓老闆心中有「抓得住」的安全感。
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