TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

隨著公司國際化的腳步, 廠區版圖分佈於全球各地; 為了提高工作效率, 秘書要能熟習十八般武藝： 例如在會議召開前, 要學會VOIP撥號、數位話機及會議橋(conference bridge) 系統的操作技巧。

在老板的緊急電話會議要求命令下, 立即撥接全球各地的相關人員上線參加會議, 雖沒像正式會議有充份時間做事前的準備, 但此類的會議通常是在十分鐘左右由最高主管, 即會議主席, 拍板交辦指示工作要點後即結束。 

電話撥通後, 您會做什麼呢?  找旁邊的人聊天或是守著話機以防會議中接到臨時通知再撥接其他相關的人員上線? 公司的辦公室規劃屬於開放式空間, 老板的座位就在秘書的正後方, 通常我仍能在位子上繼續工作, 但盡量不會讓自己在另一條電話線上忙, 而是豎起耳朵聽聽看老板講什麼? 一方面讓自己處於狀況內, 二方面也能在老板尚未結束電話前, 就能知道自己下一步該做些什麼?

一、適時提供有用的資訊， 或做行程跟催︰

老板剛自韓國出差回來沒多久, 就在電話中向某一事業處的主管說, 月初我去韓國找xx公司的董事長, 談新的合作商機, 打鐵要趁熱, 趕快主動去聯絡！ 當時, 以我的專業能力做判斷後, 很有效率地將對方的聯絡方式及其秘書的資料、老板去拜訪的時間等, 主動以e-mail發給了這位事業處的主管。 當初在做老板出差前的拜訪會議邀約時, 已經浪費了自己不少的時間去做協調聯絡事宜, 實在沒必要讓團隊重覆浪費時間了。 另外, 若是老板新的行程邀約, 也能立即確認後做安排， 避免老板忘了告知郤造成事後行程衝突的困擾。

二、找對的人來解決問題：

有一次一家公司的總經理來電告知, 第二期款項尚未收到; 付款的事, 其實不必動員到老板的, 只是三個月前對方曾經與老板為了一個專案聯絡過一陣子;  聽完, 老板要我接上經管單位的主管, 當事人不知情, 以立即去查明再報做回覆。  此時, 平日擔任老板總機的我, 接了幾次電話會議後便能清楚知道整個案子的團隊成員, 主動找到對應的窗口, 由其主動提出相關的匯款證明文件後, 便解決了此事。

其實, 專業有時候可以從培養自己對問題的解決能力開始。 讓自己主動融入團隊、主動關心老板身邊的事情, 隨時處於狀況內, 遇到問題時便能立即找到對的人來協助處理。 所以，認真看待每一件事，縱然簡單到只是擔任電話總機的工作也一樣有其價值。

****Tip: 現代的知識秘書已懂得利用科技工具做好通訊錄管理了, 建議可先將當天要撥號的所有聯絡人的號碼先抄下來, 可提高撥接會議的效率。

(作者為 台北市專業秘書暨行政人員協會會員 羅莉)