自2005年起, 每年的九月我都會去參加秘書協會所舉辦的秘書營。 活動前, 我很清楚"從做中學習"是最直接的, 所以心中有一股衝動很想主動向理事長提出自願參與活動的籌備安排, 但郤又擔心緊急任務的被交辦會誤了大家。果然, 在出發前一天的週五, 我的老闆自大陸打一通電話給我說: 週日返台的行程恐會因為研發進度做變更.....延至週一。 週六公司補颱風班, 先向代理人告知幾個行程修改的原則。
回家後, 開始擔心活動的參與中, 有多少充份的工具可隨時應變呢? 找商務中心囉, 要很貴吧! 先將老闆的行程相關資料儲存至我的PDA手機. 還有接聽電話被交辦事項的筆記本等。
正當準備出門前, 奇蹟出現了, 我的代理人打電話通知我老闆的行程會延至週二才返台; 太好了, 這樣我就有充足的時間在週一重新做安排了, 也不必耽心課堂中必須接聽緊急來電。這通電話, 就像我的救命仙丹, 從出門至市府捷運的路上心情分外的好, 就像要去出國渡假一樣, 尤其是別人還都要上班。
才剛走出市府捷運站2號出口, 正好瞧見了幾個伙伴的身影, 準備奔向前去打招呼, 此刻, 我的手機又響起了, 是老闆自大陸打來的: 關於十月底日本的行程,
原本交辦一位熟悉日本狀況的副總去做吃飯的邀約, 不料他回覆地這麼地直接 “沒有人脈, 故無法達成”, 真是服了他…..這麼快就投降了! 老闆告訴我去利用其他的人脈”一定要稿定!”……..好沈重的任務啊, 是誰來救救我吧! 從那一刻起, 我的渡假心情也消失殆盡了, 腦海裡不時地出現老闆的字眼”一定要稿定!”
突然在上課的課堂中, 閃過了一個念頭….上週五我才參加這位關鍵人物的演講, 且在聽他的演說前才將他的出書讀過一遍, 在書中及演講中似乎有提過他們曾經合併日本的一家公司, 如此一來要邀他們的日本分公司社長,不就更容易了?
我突然會心一笑, 彷彿找到了生命的方向, 便繼續認真地做上課的筆記。
週一進公司後, 便盡速去老闆的桌上找出這本書, 翻閱日本公司的名字後, 又上網找到了天下雜誌當初採訪的資料, 也找出了這家日本公司的名字. 接下來打電話給正在這家公司上班的好朋友, 將基本資料確認清楚。 最後, 就是當事人的秘書這一關了。 秘書營的心得報告, 於活動後的第二天深夜就做出來了, 會做得這麼快, 一半的用意也是做為公關的啟頭, 她對我的心得報告讚賞有嘉, 希望以此為範例做為他們公司明年度的活動規劃。 故事的結尾就是, 事情就這樣稿定了! 我的老闆回覆的e-mail, 只有兩個字: “Great work”
從這件事, 我的心得是: 人脈關係的培養是平日的基本功, 加上多閱讀及聽演講可增加常識, 並發掘人才資源。 只要有一顆想把事情做好的心, 再困難的任務都能一一地迎刃而解。
(作者為 台北市專業秘書暨行政人員協會會員 羅莉)
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