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總經理室張秘書一大早接獲人事部秘書的電話：「張秘書，麻煩您向總經理報告一聲，我們部門的王經理今天臨時有事，請假一天」。

張秘書敲敲總經理的門：「總經理，向您報告一聲，人事部門的王經理今天臨時有事，請假一天。」

總經理問：「臨時有事請假？怎麼了？家裡出了什麼事情嗎？」

張秘書：「剛剛王經理的秘書在電話中沒提，我去問問。」

總經理：「我還要知道代理人是誰？還有本來今天開會要報告的明年度的人力規劃是否也交代好了。」

**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******

秘書的角色扮演中有一項很重要的是「溝通橋樑」。每天都有很多事項、很多資料，需要透過秘書去轉達或轉呈，但是，千萬不要只是扮演「傳聲筒」或「傳令兵」的角色，僅將聽到的照本宣科的轉達，或僅將收到的文件原封不動的轉呈。一定要經過思考、過濾、整合，充分了解內容和來龍去脈，才有辦法得到最完整的資訊，協助主管做出最明確的判斷和決策。

不當「傳聲筒」或「傳令兵」，最重要的是要能設身處地的站在主管立場思考。想想，除了「王經理今天臨時請假一天」這項訊息之外，總經理應該還會需要知道的不外乎就是：臨時請假，一定是突發事件，是否有需要公司或主管幫忙的地方？職務代理人是誰？待辦事項如何安排？

所以，在向主管轉達任何訊息前，要先一步想想，是否要多收集一些相關資訊，以便舉一反三，有效率且正確的協助主管的工作。

另外，當有些文件經過我們的面前，要傳進去給主管簽核時，也要盡可能了解內容，想想主管是否會需要其它輔助的資料來做判斷？文件上的數字、文字、表格是否正確，一方面替主管節省時間，提昇工作效率，另一方面也可以替送件的同仁發現錯誤，避免文件往返或因錯誤而誤事。還有一項附加的好處，那就是「做中學」，在傳遞文件或轉呈訊息時，只要稍加留意，就會發現有許多值得參考和學習的文稿架構、圖表說明、表格運用，以及資訊的敘述及呈現的方式。掌握重點，加以學習，假以時日，自己也能寫出一份架構清楚、內容充實的企劃書或報告，在口語表達方面也必會有所精進。

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會講師 蘇珊琉)

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