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" 此篇文章同步刊登於9/8工商時報/鮮活職場D2版"

上午十點半，總經理秘書接到一通業務部的秘書打來的內線電話。

業務部秘書：「Grace, 跟您報告一下，我現在才到公司，我早上晚二個小時來，我晚上會晚兩個小時走。」

總經理秘書：「哦！怎麼了，家裡出了什麼事嗎？」

業務部秘書：「家裡沒事啦！只是我男朋友出國去了，我早上去幫他餵貓，所以晚到了。」

聽到遲到的理由是「去幫男友餵貓」的總經理秘書，一則以喜；一則以憂。喜的是這位秘書很誠實，雖然遲到了，但是願意晚點下班，將上班時間補足。憂的是這樣的遲到理由應該不成立，但是這位業務部秘書卻說得理所當然。難道是自己的觀念落伍了？還是自己的邏輯思考有問題？

**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******

觀念一：晚二個小時來上班，就晚兩個小時下班，把時間補足就好了嗎？

準時上班是每位員工都需要遵守的規定。秘書屬於行政人員，並非生產線上按件計酬或按時計酬的作業員，生產線人員在其工作的時間內所進行的工作皆千篇一律，但是行政人員則不然。以業務秘書而言，一大早的業務會報，業務員外出之前的各項交辦事宜…等等，皆需於上班後一、二個小時之內完成，所以，8:30-10:30am應該是業務秘書安排會議、安排行程、接收交辦事項最繁忙的時段，如果這個時候不在，將可能造成許多事項或業務的延遲。雖然同樣是兩個小時，但是上班後的兩個小時和下班後的兩個小時所產生的效益是大不相同的。

觀念二：「餵貓」是正當理由嗎？

「男友出國，需要代為餵貓」並非突發事件，既然事先已知曉，就應該妥善規畫、安排時間，不可以率性而為，影響公司的正常運作。明明知道當天是上班日，也了解早上的時間業務量特別多，就應該早點起床，先將「餵貓」這件私事搞定，然後準時上班；或於較為空檔的時段，請假外出，完成私事；甚或，另作安排，請人代勞。總之，企業需要有向心力的員工，一個只將自己的利益或方便擺在最前面的員工，是很難獲得認同與賞識的。

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會講師 蘇珊琉)

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