熱情秘書力-系列文章 (五)
溝通潛規則，做事硬道理
蔡錦慧 (台北秘協副理事長)
偶然間，聽到曾經當過財務主管的特助氣沖沖地看著信生氣，正在回信的我，停了下來，問了她原委。事情是這樣的，公司需要隔天拿到同事們的印章才能幫同事辦理股票移轉，因事發突然且關係到同事的權利，需發信件向同事說明原因，其內容需淺顯易懂。負責撰稿的是財務小芳，她是第一次處理此專案，特助特地到她座位旁，問她說：『小芳，這個信件說明對同事們很重要！需不需要我幫妳看?』，財務小芳回答：「不了，謝謝特助，我寫好後，會讓我的主管看過才會發的。」特助的心像被潑了冷水，感覺很不舒服。三小時後，信發出來了，如特助預期的，同事都看不懂，信件飛來飛去，即使小芳回信解釋，同事還是看不懂；連遠在大陸廠的台幹都打電話給財務主管。於是財務主管除了拿起電話向台幹解釋，也至台北每個部門走透透說明。經過這件事後，特助遇到小芳經手的專案，再也不主動過問，更不會主動回答小芳的問題，財務主管要請小芳寫信時，也是確認再三，才會讓小芳寄出去。小芳自己也感受到在工作上，做事似乎不太順手。
有人說，來公司就是做事的，不是交朋友的；只要讓事情如期完成即可。故事中的小芳，一定覺得很冤枉，因為她認為特助並不是她的主管，不用麻煩她，且這封信，是有給財務主管看過的，為什麼大家都認為是自己的錯呢?特助及財務主管對小芳做這件事的感想，又是什麼呢？
財務主管：我同時在忙很多事情，我相信，小芳會先請教特助，再寄給我看，所以我看她寫的信，只看重要的字有出現，就讓她發信了。
透過特助與財務主管的想法，可以知道同一件事情，因為角度不同，就有不同解讀；如果小芳回答特助是用感恩的語氣說：『謝謝特助願意幫忙，我馬上擬稿，寫好後，再請您幫忙複查，等您複查後，我再拿給財務主管批示』；將信給財務主管看時，可以說：『主管，這封信是經過特助的指正，重點是讓同事淺顯易懂』。這樣的溝通，除了給特助留下好學的好印象，也讓財務主管知道，自己會主動找尋最適當的做事方法，其結果是不是會不一樣了呢？
在職場上，不要認為同事要理所當然幫自己，在公司不謙虛、不上進，不用心……等，別人為什麼要教你?更不要認為主管是除錯軟體，把信寫好就如同平常把事情做好一樣都是自己的責任。公司有資歷深、年資久但不是主管職的同事，這些同事有的深藏絕技，有的人脈深廣，端看自己用心觀察與真誠互動，才能在職場上歡喜做事、快樂生活。畢竟，一天之中在公司的時間幾乎已占去1/3，若因溝通問題造成工作任務無法順利進行，不僅產生更多的時間成本，也會影響工作心情呢！
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