熱情秘書力-系列文章 (六)
- 12月 02 週五 201119:52
2011.12月號 熱情秘書力系列文章--我熱愛我的工作
- 10月 31 週一 201117:55
2011.10月號 熱情秘書力系列文章--溝通潛規則，做事硬道理
熱情秘書力-系列文章 (五)
溝通潛規則，做事硬道理
蔡錦慧 (台北秘協副理事長)
偶然間，聽到曾經當過財務主管的特助氣沖沖地看著信生氣，正在回信的我，停了下來，問了她原委。事情是這樣的，公司需要隔天拿到同事們的印章才能幫同事辦理股票移轉，因事發突然且關係到同事的權利，需發信件向同事說明原因，其內容需淺顯易懂。負責撰稿的是財務小芳，她是第一次處理此專案，特助特地到她座位旁，問她說：『小芳，這個信件說明對同事們很重要！需不需要我幫妳看?』，財務小芳回答：「不了，謝謝特助，我寫好後，會讓我的主管看過才會發的。」特助的心像被潑了冷水，感覺很不舒服。三小時後，信發出來了，如特助預期的，同事都看不懂，信件飛來飛去，即使小芳回信解釋，同事還是看不懂；連遠在大陸廠的台幹都打電話給財務主管。於是財務主管除了拿起電話向台幹解釋，也至台北每個部門走透透說明。經過這件事後，特助遇到小芳經手的專案，再也不主動過問，更不會主動回答小芳的問題，財務主管要請小芳寫信時，也是確認再三，才會讓小芳寄出去。小芳自己也感受到在工作上，做事似乎不太順手。
有人說，來公司就是做事的，不是交朋友的；只要讓事情如期完成即可。故事中的小芳，一定覺得很冤枉，因為她認為特助並不是她的主管，不用麻煩她，且這封信，是有給財務主管看過的，為什麼大家都認為是自己的錯呢?特助及財務主管對小芳做這件事的感想，又是什麼呢？
特助：我就是有做過類似的事情，也為公司同事著想，所以才會想提醒小芳，因為信件如說明不清楚，後面就會用更多力氣去解釋，但小芳給我的感覺，就是不需要我教，加上她說會拿給她的主管看，明顯表態不用我雞婆，且我不能逾矩，搶了財務主管工作。
財務主管：我同時在忙很多事情，我相信，小芳會先請教特助，再寄給我看，所以我看她寫的信，只看重要的字有出現，就讓她發信了。
透過特助與財務主管的想法，可以知道同一件事情，因為角度不同，就有不同解讀；如果小芳回答特助是用感恩的語氣說：『謝謝特助願意幫忙，我馬上擬稿，寫好後，再請您幫忙複查，等您複查後，我再拿給財務主管批示』；將信給財務主管看時，可以說：『主管，這封信是經過特助的指正，重點是讓同事淺顯易懂』。這樣的溝通，除了給特助留下好學的好印象，也讓財務主管知道，自己會主動找尋最適當的做事方法，其結果是不是會不一樣了呢？
在職場上，不要認為同事要理所當然幫自己，在公司不謙虛、不上進，不用心……等，別人為什麼要教你?更不要認為主管是除錯軟體，把信寫好就如同平常把事情做好一樣都是自己的責任。公司有資歷深、年資久但不是主管職的同事，這些同事有的深藏絕技，有的人脈深廣，端看自己用心觀察與真誠互動，才能在職場上歡喜做事、快樂生活。畢竟，一天之中在公司的時間幾乎已占去1/3，若因溝通問題造成工作任務無法順利進行，不僅產生更多的時間成本，也會影響工作心情呢！
- 10月 31 週一 201110:38
變身。美麗筆記達人講座暨第38屆會員大會
- 9月 30 週五 201118:50
2011.9月號 熱情秘書力系列文章--別嘆自己還沒遇到伯樂 先讓自己成為駿馬吧
熱情秘書力-系列文章 (四)
別嘆自己還沒遇到伯樂，先讓自己變成駿馬吧！
石恩 (知名製作公司行政總監)
小星，和一般大學生沒有時麼不同的，畢業後，幸運的進了百大企業，開始了她的第一份行政工作，大公司相對的內部的派系鬥爭，似乎也相對的較多，在前輩的帶領下，小星帶著不安的心，在工作中學習成長，回憶起那段公司內部競爭，踩著別人屍體向上爬的時期，有話直說的個性，讓她在一次事件中，也成了無辜的犧牲者，這才深深體會，在職場中，做人似乎與做事相同的重要，於是她帶著這兩年所存的一點積蓄，決定重回學生生活，出國進修，除了培養自己的語言能力與國際觀之外，更希望自己在全新的環境，能有新的生活體驗。
兩年後學成歸國了，在那個喝洋墨水還算有點優勢的時代，順利的開始了她的第一份外商公司秘書工作，正巧，她的老闆也是第一次開始有個人秘書協助，因此在工作中與主管培養默契，建立相互信任感，老闆還沒開口，就把工作安排妥當，雖然不用隨侍在側，但也就像個老闆的萬應公，不管幾點，總是有求必應。秘書的工作內容，很多同事都不太了解，總認為是老闆的移動監視器，因此常常在公司內，總是孤獨的，在一次機緣下，小星參加了「台北市專業秘書暨行政人員協會」所舉辦的專業秘書認證課程，課程中學習了秘書在辦公室應有的角色定位、時間管理、商用書信寫作、檔案管理、專業形象禮儀以及辦公室溝通等課程，藉著課程中專業講師的知識傳授與學員的經驗分享，讓小星自我成長不少，用心、細心、耐心、貼心，將自己的藉由課程中所培養出來的「多心」，應用在秘書工作中，成為主管的好幫手。
常有人大嘆，是老闆沒眼光，是自己運氣不好，回頭想想，別老是怪東怪西，怪還沒遇到「伯樂」，隨時努力充實自己，讓自己成為那匹「駿馬」吧！
- 9月 21 週三 201116:52
【先生你哪位】What’s Your Number?
What’s Your Number?
先生你哪位?
- 9月 21 週三 201114:10
第19屆專業秘書暨行政實務認證班
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- 9月 16 週五 201116:05
【熟男型不型】Crazy, Stupid Love
CRAZY STUPID LOVE
個性嚴謹刻板的四十幾歲中年人卡爾維佛（史提夫卡爾 飾）過著夢想般的生活，娶了高中情人，生了可愛孩子，擁有好工作、漂亮房子，不過當他得知老婆愛蜜莉（茱莉安摩爾 飾）外遇並想離婚時，他的「完美」人生瞬間崩裂瓦解，更慘的是，他已經幾十年沒有拍拖經驗，現在一下落入單身世界，使得他顯得不知所措又尷尬不已。
- 9月 05 週一 201116:11
20111006 行政講座--秘書專屬投資理財術
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- 9月 02 週五 201112:08
2011秘書營---自我探索營
2011 秘書營
自我探索營: 想要認識｢人｣嗎?
