TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

    小美是個年資不到三年的小祕書，平時幫老闆打字、整理檔案、安排約會、收集資訊、接待外賓，有時要幫會議人員準備茶水點心，幫大家買便當，老闆雖待小美如女兒，但不論大小小事經常會都會對小美碎碎念，常讓小美覺得心煩，小美有時還得充當老闆小孩的家庭教師及臨時保母。有一天，老闆對她說：「我看你最厲害的就是替客人買禮物而已!」這句話不知是褒是貶，小美眼眶一紅，心想：「我到底在做什麼呀？難道我就要這樣做牛做馬過一輩子嗎?」

    秘書的職稱看起來光鮮亮麗，但似乎老是在做微不足道的工作，瑣碎又繁雜，抗壓力不足的人，還真撐不了多久，所以，多數秘書都曾考慮過---是否要這樣過一輩子?

    但是，根據秘書協會民國95年4月份的統計中，只有兩成的現職秘書打算在五年內轉職，統計中還顯示，大部分的秘書絕大部分的時間仍是在處理文件繕打，檔案管理，以及一般行政庶務，這些工作看起來是那麼平淡無奇，究竟是什麼因素，讓大部分的秘書仍對此工作樂此不疲?

    首先，個性是否適合成為秘書，是一個很重要的因素。一般人認為秘書最重要的性格是工作細心，但若僅有細心一項特質，必定無法成為優秀的秘書。秘書還需要有樂於助人的性格，而且在助人的同時，不會急著把功勞及光環往自己身上套，也不需要靠聚集眾人的目光才能得到成就感。換句話說，必須要樂於做幕後的功臣，而不是只願做幕前發光的主角。

    其次，秘書應認清自己的工作價值。想一想，老闆們為何需要聘請秘書? 因為老闆日理萬機，時間老是不夠用，尤其老闆需要聚精會神作重大決策的時候，常常會有突然來的電話、或者意外的訪客等外來的干擾! 不但經常分身乏術又怕漏失重要訊息!

    因此，好秘書的價值存在於幫老闆處理零碎瑣事，做好時間管理、協助人際溝通、過濾不必要的雜務，好秘書是老闆的得力助手、是老闆的資料庫、還是老闆的千里眼與順風耳，有時，甚至是老闆的分身，因此，看似微不足道的行政庶務，卻是成就大事的要素，好秘書的價值，不言可喻。

    所以，當你在思考否要當「秘書」一輩子的時候，請好好考慮，自己的個性是否適合安於幕後，同時，必須先肯定自己工作的價值，尊重自己，才能獲得別人尊重，成為令人稱羨的職位，所以，才會有這麼多的秘書願意這樣快樂的過一輩子。

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會監事長 陳芬珊)

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