TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

主任請總經理秘書轉交一份資料給總經理過目，總經理太忙了，尚未過目就又出國去了。回國後第一個會議中﹝總經理秘書也有參加此會議﹞，主任提到該份資料的事，總經理一臉狐疑，不知所云。

於是，主任看著總經理秘書說：我有請你把資料交給總經理過目啊？

總經理也看著自己的秘書說：我沒看到那份資料啊？

總經理秘書被兩位主管突如其來的質詢嚇傻了，只能回答：「總經理，我有將那份文件放在您桌上，我以為您已經看過了。」

**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******

總經理秘書這樣的回答妥當嗎？此事件中總經理秘書是否疏忽了哪些事情，才導致這樣的局面？

較妥當的回答方式：

對不起，總經理因為出國，所以尚未審閱那份資料，是我的疏忽，我應該在今天早上總經理一進辦公室時，就先請總經理過目那份資料。

1.          抱歉，我現在就去辦公室裡把那份資料拿過來。

2.          抱歉，可否麻煩主任先口頭上向總經理說明一下大概的內容。

如何避免類似的情況再發生：

1.          秘書不可以以為資料放進主管辦公室，主管就一定會看，一定要善盡「提醒」和「跟催」的責任，千萬不可以自己做任何假設。

2.          主管回國前兩天，秘書應該開始整理「報告事項」，主管一回國，就依順序向主管報告。因為該份資料是主管回國後第一個會議中要討論的，屬於重要又緊急的，所以務必要提到。

3.          秘書可先彙整資料內容的摘要，於會議前，向主管報告，讓主管能掌握重點，順利開會。

4.          主管剛回國又未確定是否看過那份資料，秘書應該避免將此會議排在主管回國後的第一個會議。

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會講師 蘇珊琉)