資深秘書向前衝

                                   TPSAA第三十八屆監事長   陳芬珊Sandy

愛麗絲的老闆在公司任職屆滿25年那天,愛麗絲和同事們精心策劃了一個小型慶祝會,老闆驚喜萬分,甚至當場感動落淚。慶祝會非常成功,不但有獨一無二的會場布置,有送到心坎裡的禮物,還有老闆特愛的餐飲,並且,愛麗絲召集全公司的同仁為老闆獻上祝福,這樣的安排老闆當然會感動! 雖然這些籌備工作煞費心思,但愛麗絲樂在其中,當老闆落淚那刻,愛麗絲心想: 哈! 正中紅心! 成功!

慶祝會上老闆感性致詞之後正式宣布,他已經作好隨時退休的準備。這個消息其實不算新,因為老闆這陣子偶而會透露類似的訊息,因此,愛麗絲也一直在思考,老闆若退休了,秘書的前途會受到什麼影響呢? 愛麗絲擔任這位老闆的秘書,眨眼間已經將近20年,從他人的眼光來看,愛麗絲成了名符其實「又老又貴」的資深秘書,如果換了一位老闆,愛麗絲仍有存在的價值嗎?

目前就業市場上有許多年輕且傑出的專業秘書,資深秘書已較為少見,愛麗絲分析了一下資淺與資深秘書的各自的競爭優劣:

資淺

資深

學歷越來越高
較能掌握最新資訊與科技
可塑性較強潛力較高
較願意學習,較不易故步自封
體力較佳可以長時間加班
工作態度較戰戰兢兢
薪水有彈性

對公司文化及產業較熟
抗壓力較大
作事有重點,會分輕重緩急
敏感度較佳
凡事熟能生巧 效率較高
人脈較廣闊 (人脈因人而異,視工作態度及個人修為而不同)

缺乏經驗容易犯錯
說一作一,不懂舉一反三
人脈較少

故步自封 用舊方法處理新事物
容易自以為是 態度傲慢
不善用新科技及新工具
沒有工作熱情,愛推託
薪水高
體力差且不願加班

分析之後發現,資深秘書還是要有危機意識。究竟如何把「資深」變成資產而非負債? 愛麗絲認為,資深秘書除了要保有原有的優勢以增加其價值,在劣勢的部分,則是可以避免或補強的。補強的方法並不難,說穿了,就是保持年輕的心,如果能時時回想踏入社會時的心情,熱情的學習,對新事物保持好奇心,相信就能避免被工作淘汰。

因此,愛麗絲在下班以後,有專業進修計畫,內容包括管理知識以及產業知識;另外,愛麗絲已經加入秘書協會多年,秘書協會所開辦的各項課程,愛麗絲都盡量參與,因為在針對秘書所設計的課程中,不但可以掌握職場最新趨勢,並且在增廣人脈的同時可以和秘書朋友們一起切磋成長;還有,若發現市面上有新工具或新科技有助工作效率,愛麗絲會盡量去嚐試。最重要的,愛麗絲常提醒自己,不要經常依老賣老教訓別人,而是以開放的心胸欣賞且學習新新人類的創意及成就!

愛麗絲認為,技術性的事務,學習及補強並不難,態度才是關鍵,每一個人都會從資淺走向資深,資深可以再更資深,而資深秘書切勿因資深而驕傲自滿、停止學習,這樣「資深」才能累積能量、產生價值。只要真正是有價值的秘書,就會有慧眼識英雄的老闆。那麼,即使老闆退休,愛麗絲還是不用太擔憂,還是反求諸己,努力成為一位有價值的資深秘書吧!

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