我的主管有交代
作者：蘇珊琉
Linda最近常常接到不願表明身分的來電，問了半天，對方就是不願透露身分。
Linda：「抱歉，主管目前會議中，請問您哪裡找？」
對方：「我是他的朋友，他這個會議幾點會開完，我再打來。」
Linda：「預計11:00。請問您可否留下您的相關資料及連絡訊息，好讓我替您轉達。」
對方：「不需要，我是他的朋友，我11:00再打過來。」
Linda：「主管的會議結束時間並不一定，怕您打電話來時他的會議還沒結束或接下去開另外一個會議。是否請您留下您的連絡方式，我可以先向主管報告。」
對方：「沒關係，我會再打來。」
…..
11:05 自稱主管的朋友又來電話了
Linda：「抱歉，主管會議尚未結束，請問您需要留言嗎？」
對方：「沒關係，我是他的朋友，那我過10分鐘後再打來。」
Linda：「可是我不確定再過10分鐘主管是否會在，因為他接下來還有會議要參加。您是否要留下您的連絡方式及要找他的事情，我可以替您轉達。」
對方：「不需要，我會再打來。」
…..
**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******
「過濾電話」是秘書的工作之一。即使主管在辦公室內，電話也會由秘書先代接，了解來電者及來電目的後再進行轉接或後續處理。
遇到不願表明身分及目的的電話，應該秉持電話禮儀，堅持原則且和善的回應。當對方打了好幾次電話之後，仍然無法與主管通上電話時，有可能語氣會變得不耐煩或不友善，這時秘書應該繼續維持電話禮儀，並告訴自己：「對方沒禮貌，不代表我也要沒禮貌的回應」。
如果對方堅持「再撥」，數次後，秘書可以使用「我的主管有交代」的話術來應答：
「真抱歉，讓您打了這麼多次電話來。不過主管目前剛好有訪客(還在忙，還在開會，電話中…)，無法接聽您的電話。剛剛我趁小小的空檔向主管提到有一位他的朋友打了好幾次電話來，可是因為您沒有留下任何訊息，主管說他也無法判斷，「我的主管有交代(有指示，請我轉告您)」，麻煩您留下您的聯絡訊息及要找他的事項，這樣他才能夠處理。」
另外，原則上，除非主管授權，否則秘書不可透漏任何主管的私人資料。如果遇到有人要「索取主管手機號碼」時，「我的主管有交代」這個詞句亦可派上用場：「對不起，我的主管有交代，未經他的同意，不可以把他的手機號碼告訴任何人。是否方便您留下您的大名、公司行號及聯絡電話，我請示之後再回覆您」。
順帶一提的，當對方留下了相關訊息，並希望主管回電時，秘書除了確認對方的資訊內容之外，也要很有禮貌的感謝對方：「謝謝您， 王 先生，我會將您的訊息及留言轉告給我的主管。」；千萬要避免說：「好的， 王 先生，我會請主管盡快回電」。電話中應答也是一種承諾，「我會轉告」是秘書可以自我掌控的事情；「主管是否回電」卻是秘書無法掌握的，所以切忌隨意承諾。
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