Alice前面除了自己主管的辦公室之外，還有一間差旅辦公室，只要有海外主管回來開會或洽公，就會暫時借坐在這間辦公室，而這段期間，Alice就要兼著做這位主管的秘書，支援各項行政事務。
有一天早上，Betty拿著一張文件走到Alice前面，說：「Alice, 剛剛趙經理請我替他scan這張資料，他交代檔案寄給他之後，要我把這張資料放回他辦公室。他好像要到上海去，後天還會再回來。麻煩妳幫我開他辦公室的門，我沒有鑰匙。」
Alice拉高嗓門說：「他跑去請你scan啊！剛剛他出來叫我幫他scan，我告訴他我們這一區沒有scanner。」
Betty說：「對啊！我知道我們這一區沒有scanner，所以我跑到隔壁部門借…」
**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******
交付一項相同的任務給不同的秘書，得到的卻是兩種不同的結果。
如果你是這位趙經理，你對這兩位秘書的評價會是如何？
答案很明顯，Betty絕對會勝出。
無論你任職的公司是科技業、金融業、製造業…，秘書這個職位永遠都屬於「服務業」。而衡量服務品質的指標就是「感覺」，感覺得到秘書的專業、親切、熱誠、耐心…。
當我們被交付一項任務時，或許當時的環境或情況不允許我們說Yes，但是請千萬記得：「No之後要加個Yes」
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NO |
NO之後的YES |
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我這裡沒有scanner |
我這裡沒有scanner，我到隔壁部門去借一下，請您稍等。 |
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對不起，我現在很忙。 |
對不起，我現在手上剛好在趕一份急件，一個小時之後再替您處理這件事，可以嗎？ 對不起，我現在手上剛好在趕一份急件，我請 劉 小姐先替您處理前半段，稍後我立刻接手。 |
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會議有沒有改期？抱歉，我不知道耶！ |
會議有沒有改期？抱歉，我不知道耶！我去幫你問問看。 |
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沒辦法，這個我不會。 |
這個我不會，不過你可以去問一下張秘書，這是她的強項。 |
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主管：請陳主任下午來找我。 秘書：陳主任下午請假。 |
主管：請陳主任下午來找我。 秘書：陳主任下午請假。代理人是王主任，需要找王主任來嗎？還是請陳主任明早來找您？ |
當一個工作變成對方問你一個問題，你就只給一個答案時，該職位被取代的機率就相對提高。
例如：證券公司的營業員，客戶一通電話：台積電，65元，幫我買十張。營業員： 張 先生，已經幫您買到了。這樣的工作漸漸被網路下單給取代了。
例如：高速公路收費站的收費員，你給他一張回數票或40元，他收你一張票或給你一張收據。這樣的工作漸漸被ETC給取代了。
所以，請停止說「我不知道，我不行，我沒辦法」，拿出你的行動力去「找出答案，著手去做，去想辦法」。有一句話說：「努力不一定會成功，但是不努力，一定不成功」。
作者為台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師
蘇珊琉
記得國中上英文課，老師教我們yes or no 問句及wh問句.........。到今天才知道yes or no 問句的答案不能只是單純的no,在no 之 後要加上yes....。才能得分勝出呀 ^_^ 呵呵.....那wh 問句 是否回答方式是否也不同了呢？幸福磁鐵幸福迷惑中........呵呵....祝各位格友週末愉快....no 之後還要補上yes 呀......真有趣
yes 之後是否要加上 no 呢??在yes 之後加上 no 又該是加分還是扣分呢？^_^ 在no 之後補上yes可以勝出....yes 之後的no....又該是如何的答案呢？幸福磁鐵幸福迷惑中 ^_^
國中的時候聽說英文有yes or no 問句及wh問句，.......。小小的我十幾歲的我，總是努力在每場英文的考試卷上如果看著找著B動磁及助動詞.....，用心的寫下 yes 或是 no .....隨著日出日 ...《詳全文》
現在我還在上文大的課,我認為秘書真的要比別人多一份觀察力及行動力,還要積極.對於自己的工作一定要有熱忱,因為主管還是有長眼睛的,還有同事間難免會有一此相處的問題,但不要太在意,因為你的工作只要對主管有交待就行了,不要太在意她們的眼光.....
Dear All, 我有個小問題...yes說久了之後會變成什麼樣子呢? 我遇到一個狀況是，去年大家好像都習慣了我幾乎什麼都能take care，結果我一天到晚都在做一些80/20的20/80...當然啦，去年敝公司快速成長，整個team都未能建立起來。沒有足夠的人手，我也只好下海去做啦。 今年就趕快調整一下，人都補得差不多了，趕緊教負責的人，簡化流程，學會用更好的方法做事，但在必要時(大家都忙翻了)，還是趕緊伸出援手去幫忙... 聽到有主管抱怨，就想法子問清來龍去脈，找個天時地利人和的機會，跟老闆商量看看，建議更好的方法。當然我老闆也是個見賢思齊、心胸開闊的人。 主管跟部屬因某事持相反意見，就想辦法讓老闆知道大概，找出相關規定，老闆再請相關部門研究討論更合理的規定，事後依照會議紀錄(才能有憑有據地)去跟催，讓大家皆大歡喜，不會因小事影響大方向、破壞感情。 我老闆還跟我提嚴長壽當年還在美國運通時的故事( http://public1.ntl.gov.tw/publish/bookevlu/40/text_06.html )，鼓勵我凡事都去試，都去做，這樣大家就知道我無所不包，無所不能啦！而我自己也可能得到更多的學習機會。 去年我有二類客人:老闆及各部門主管...今年，則將全力放在老闆交待我任務上。 就像Laurie才和我分享的， 老闆交待的，都把它當成是Mission。 Jolene
當一個工作變成對方問你一個問題，你就只給一個答案時，該職位被取代的機率就相對提高。.............聽到了....我聽到了...厚厚..磁鐵決定編寫一本，超級無敵Q&A題庫大全....一個問題同時給十個答案....訓練問我話的人...做決策的能力.....將所有的問答題...全部自動轉成選擇題.......呵呵...且委請專人編寫程式..可植入腦內..且無任何副作用...且大量量產..降低單價....讓每一個秘書同仁都受惠.....幸福磁鐵胡言亂語分享..^_^...祝大家拼經濟愉快...呵呵...大家好...幸福磁鐵到此一遊 ^_^
秘書的行政工作訓練...可以有效提升做家事的效率及效益....不要懷疑...這都是真的。如果您對這方面的知識有興趣...可以選修..Susan老師的秘書課程.....。您會發覺真的是一竅通竅竅通......。原 ...《詳全文》
轉貼自 TPSAA Blog **今早的有感而發，突然想到這篇文章 ...《詳全文》