TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

秘書訓約：早到晚走，口風緊，恪盡職責

　　「伯伯早安！」、「阿姨早安！」每天早晨一進辦公室，總是可以聽到小如親切的問候聲。

　　這是她的第一份工作。當時正值大學生的她，以工讀身分進入台灣某大連鎖企業集團服務，因為表現良好，在工作上總是盡力完成主管交辦事項，因此破天荒的轉任為正職人員，工作地點也從原本的3樓直昇至20樓，晉升為總經理秘書。

　　由於小如生平第一次接觸到高階主管層級，每天都戰戰兢兢的遵守媽媽的訓約：「早到晚走，口風緊。」所以每天都提早半小時到公司，先見到面的也都是警衛伯伯和清潔阿姨，同辦公室的前輩幾乎都還未辦公室，小如就會趁這時候將辦公室裡的公共區域清潔一遍、夾報，再泡上一大壺養生茶放在總經理辦公室、並打開總經理及她自己的電腦，準備前一天公司各體系所有門市的營業額資料，以利今天各部門的高層會議。

 

態度積極　就有機會跨領域工作

       鏡頭一轉，現場是南台灣鹿港小鎮。「對面的肖年阿嬤，水水ㄟ媽媽，看過來、看過來，今天媚買菜，直接來呷買Pizza就好啦！！」這一聽就知道這是生手小如，正操著不輪轉的台語、手拿大聲公、頂著火紅太陽，站在路旁熱情的與鎮民們打招呼。

       平日是秘書身分的她，偶爾利用假日時間跟著行銷部門，為新門市的開幕下鄉支援人力。比起每天在辦公室裡看著營業報表，這種純勞力的工作，其實也滿富挑戰性。尤其第一天開幕，若再加上促銷活動，店裡上上下下更是忙翻天，在這種環境，除了可以學習店裡的事務外，也很容易與基層同仁打成一片，甚至可以聽聽店長們的經營秘笈。像開幕當天，除了要想盡辦法拉客之外，還要避免因為太多客人在店內、而產生客訴的現象，所以聰明店長們就想出了玩彈珠遊戲，以紓解人潮。除了熟悉外場工作外，在離峰時刻，小如也抓緊機會跟著店長學習內場製作料理的流程，以便晚上人手不足時可派上用場。

       由於小如每次都犧牲自己的假日時間，來學習公司內部不同產業的工作流程，積極又敬業的態度，讓她博得老闆的信任，不但擁有每週五的實習機會外，更開啟了小如跨部門的專案工作，累積不同的工作經驗。

 

深耕人脈　工作起來更得心應手

    「這一篇西班牙跨國公司的報導翻譯一下，我明天就要！」Oh～My God！小如在心中暗自哀嚎著。時間已經下午5點多了，總經理突然從辦公室裡丟出這項工作，叫小如翻譯一篇長達20張以上的專業英文文章，而且是明天上午就要交，這對畢業後已把英文還給老師的小如而言，實在是一大考驗，尤其只有一整晚的時間。

        這下該怎麼辦呢？好在小如平常就有打好人際關係，搭乘電梯時，總會跟不同部門的同仁打招呼、關心對方近況，在一來一往間，小如知道貿易部門的Joanne、Peggy、Sunny等人的英文能力非常好，因此請他們下班後幫忙，大家分工合作的將文章拆成4部分，最後寄到小如家中連夜彙整，隔天一早就可以將翻譯好的文件，好整以暇地放在老闆桌上，好人緣的小如就這樣將任務完成了。

        萬事起頭難，但從事秘書一職，只要謹記3點要訣：「微笑多一點、嘴巴甜一點、腰身軟一點。」相信即使是初任秘書人員，也會有出頭天的機會。

 

（作者為台北市專業秘書暨行政人員協會第33屆副會長　楊逸如）