TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

    前些日子，認識了一個做業務助理的朋友－小琪。在某一個經驗交流的機會中，我向小琪請教當業務助理的心得。
　　小琪從大學畢業起就進入一家中型軟體公司，擔任業務助理，轉眼間就是16個年頭。我很好奇是什麼樣子的心情，讓她可以同一份工作待這麼久仍然可以樂此不疲。
　　以下為小琪的經驗分享：
　　「我會把所有業務的文件都放到我這裡來，不管正本或影本，都幫業務留存得好好的。業務自已找不到文件，只有我找得到，業務缺任何資料時，我就協助找到，然後交給業務。這樣的模式讓我做了16年，連請假都不太被允許呢。這就是業務助理的價值了。」
　　那天交流後，我在想，這就是助理的價值了嗎？我的想法是：
　　(1)或許業務助理可以提供資料影本存放在業務處，讓業務隨時可以翻閱，不需要等到業務助理的幫助，才能拿到資料。若業務那裡不想存放資料，業務助理也可以將資料歸檔的方式讓業務清楚的了解，方便業務的存取，當然需要小心正本遺失的問題。
　　(2)如果能從一個只負責存取歸檔資料的助理，轉變成一個整合資料成有用知識的助理，提供分析資料或協助業務流程的簡化∕便利，可以提升更多助理的價值。
　　不過從聊天中，我感受到小琪「樂在工作」的態度，能以最愉快且正面的心情來面對每一天的工作，可以免除抱怨。當業務助理每天面帶笑容的，可以轉化業務不愉快的心得，也能營造公司內和樂的氣氛，「把陽光帶進別人的生活中，自己也必沐浴在陽光中」；我想這更是業務助理的價值。

                            作者為台北市專業秘書暨行政人員協會會員

                             此篇文章同時刊登於2007/07/07 工商時報/鮮活職場(D2) 中