主任請總經理秘書轉交一份資料給總經理過目，總經理太忙了，尚未過目就又出國去了。回國後第一個會議中﹝總經理秘書也有參加此會議﹞，主任提到該份資料的事，總經理一臉狐疑，不知所云。
於是，主任看著總經理秘書說：我有請你把資料交給總經理過目啊？
總經理也看著自己的秘書說：我沒看到那份資料啊？
總經理秘書被兩位主管突如其來的質詢嚇傻了，只能回答：「總經理，我有將那份文件放在您桌上，我以為您已經看過了。」
**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******
總經理秘書這樣的回答妥當嗎？此事件中總經理秘書是否疏忽了哪些事情，才導致這樣的局面？
較妥當的回答方式：
對不起，總經理因為出國，所以尚未審閱那份資料，是我的疏忽，我應該在今天早上總經理一進辦公室時，就先請總經理過目那份資料。
1. 抱歉，我現在就去辦公室裡把那份資料拿過來。
2. 抱歉，可否麻煩主任先口頭上向總經理說明一下大概的內容。
如何避免類似的情況再發生：
1. 秘書不可以以為資料放進主管辦公室，主管就一定會看，一定要善盡「提醒」和「跟催」的責任，千萬不可以自己做任何假設。
2. 主管回國前兩天，秘書應該開始整理「報告事項」，主管一回國，就依順序向主管報告。因為該份資料是主管回國後第一個會議中要討論的，屬於重要又緊急的，所以務必要提到。
3. 秘書可先彙整資料內容的摘要，於會議前，向主管報告，讓主管能掌握重點，順利開會。
4. 主管剛回國又未確定是否看過那份資料，秘書應該避免將此會議排在主管回國後的第一個會議。
(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會講師 蘇珊琉)
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不知親愛的你是如何做報告的呢 又是如何確認報告是有效的呢 ...《詳全文》
Dear 蘇珊： 謝謝您的分享， 真的很受用， 讓我們遇到類似狀況 懂得用更好的方式 做回應 懂得用更好的方式 防堵這樣的狀況，再次發生 謝謝您分享的小故事大道理 真的很棒 ^_^ 祝您假日愉快
這是一個超棒的分享! 基本上,所有的資料/附件/報表等,進到老闆桌上或email信箱, 我大半都會協助過濾了, 而基本上,重點摘要則是必備之事, 甚至需要協助注意有任何遺漏之事,是否需跟催,或協助安排開會討論。 相對地,也得到老闆更多的指導, 談到更多business或operation等更為深入的事宜, 對於各部門專業議題, 也才能了解得更為深入。 看過一個很優秀的秘書, 所有的資料在進老闆辦公室之前,她就已經跟相關承辦人都確認過資料是正確無誤的,並協助提供正確而有用的資訊,而不是讓老闆把時間花在改正及確認資料與否,這是一個我們可以努力的方向,並且也可提升秘書/助理對公司業務的了解及對自我的提昇。 甚至是公司policy/procedure等協助改善的部分, 大小議題也可事先與各相關部門主管討論, 跟老闆報告時, 他只需要作決定即可, 節省大家的時間, 而時間就是金錢/成本。 若只是一個message forwarder, 是沒有added value的。