TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

 

大學畢業即進入園區半導體公司擔任秘書工作的王小梅，在工作十多年後，常問自己一個問題：「我是一個好秘書嗎？」，剛進入公司時，擔任部門秘書，服務的對象除了部門經理外，還有七十多位工程師，後來擔任廠長秘書，直接服務的對象人數減少了，有廠長、副廠長及數位專案經理，最後進入所謂的「VIP辦公室」，主管就剩下二、三位「長」字輩的，執行長、行政長、資訊長 …，在高階主管們忙碌的行程中，「希望能幫主管多做一點」的聲音，「什麼樣的秘書是個好秘書」的問號，愈來愈大。

 

為了尋求解答，王小梅開始進行「主管訪談」，不一樣的主管，需要不一樣的秘書，做得好不好，不是自己說了算，客戶滿意度才是最重要的，王小梅拜訪了公司內及公司外的主管，問他們三個問題：

1.        在您配合過的秘書中，您覺得什麼樣的秘書，是位好秘書？

2.        在您所接觸的秘書中，您覺得什麼樣的秘書，是可改善的秘書？

3.        您希望秘書能再多幫您做些什麼？

 

針對「好秘書」，以下是某位廠長的回答：

1.        知道公司高階的組織調整，派系互鬥等內幕秘密，但守口如瓶。

2.        知道部門內同事心聲，對主管的誤解，及時告訴主管，化解危機。

3.        主動建議部門活絡化活動，盡心辦好活動。

4.        與主管默契好，擋掉不必要的電話應酬，又不得罪人。

5.        常保持笑容，並給同仁打氣。

6.        主動關心主管部屬士氣及家庭狀況，視情況請主管出面。

7.        與主管上司的秘書維持良好的關係。

8.        不埋怨。

 

「可改善的秘書」如下：

1.        八卦，傳言主管或其他同仁的私事。

2.        弄不清工作輕重緩急。

3.        交辦事項被動完成，不能舉一反三。

4.        接電話語氣不好，並盤問太多，令致電者感到反感。

5.        人際關係不好。

6.        臭臉。

7.        打錯字。

8.        歸檔工作沒做好。

 

王小梅挺喜歡議論組織人事異動、沒關心到部門同仁的心聲、部門活動只會辦聚餐、常抱怨其它部門不配合，算不上是位好秘書，還好態度不錯，接電話有點禮貌，跟主管上司的秘書關係不錯，「人際關係」是在主管訪談中，常被提起的，有的主管甚至直接說，秘書能與工程師保持良好關係，最好能夠幫主管「留才」。如何才能留才？不得罪他是第一步，所以秘書不可以大小眼，對主管很客氣，對小工程師就大呼小叫；製造部門內溫馨氛圍是第二步，所以部門活動的舉辦不可少，要會辦活動，就要多參與活動，才能觀摩學習，加入秘書協會是個不錯的辦法。

 

能夠配合主管的秘書就是好秘書，您問過主管的需要了嗎？

 

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師 王承瑄)

台北市專業秘書暨行政人員協會 http://www.secretary.org.tw