達人整理術－〈檔案管理篇〉
作者：秘書協會講師 王承瑄
1988年大學畢業後進入職場擔任部門秘書，當時公司內使用的電腦硬體是286，開機軟體是DOS，中文系統是倚天，文書處理軟體是PEII，印表機是撞針式，現在來看，真是個古老的時代。因為有了個人電腦，秘書製作的檔案，除了紙本檔案，也有了「電子檔案」。TPSAA於秘書週推出系列文章，強調「整理術」，本文不談檔案管理的定義、範圍、注意事項，只談本人自1995年開始，以流水編號管理自己所製作的電子檔案的方法以及其優點。
◎ 改變別人不如改變自己
「王小姐，這個表格是李秘書製作的，可以麻煩您幫我重打一次，做些修改嗎？」
「那李秘書的原始檔案有嗎？」
「哦，我問過李秘書了，她說她忘記存在那裏，而且硬碟換過，也找不到了。」
以上對話促使我採用流水號編列自己所製作的電子檔案，對秘書來說，雖然重打一張表格很快，但當時心裏想得是：「既然有人已經做過了，為什麼要因為找不到，而讓別人再花時間製作呢？」我沒辦法改變別人，但至少我要想個辦法，讓自己製作的檔案，能被自己找到，也能被別人找到。
當時辦公室內的工程師，要撰寫工程備忘錄(MEMO)，呈給主管簽核後，發出前秘書要拿出「MEMO-List」幫他們編個文號，例如：1995-PD-KJ-001，1995是年度，PD是部門別，KJ是工程師的英文名字縮寫，001就是流水號。年終工程師們要寫績效報告時，會來借他的MEMO-List，回顧他今年寫了那些MEMO。這引發了我替自己寫流水號的想法，如果我在製作每一個電子檔時，也像工程師一樣，把它記在清單，我就可以有系統的找到自己所有製作過的檔案。就這樣我發展出了以流水號管理電子檔案的方式，我稱它為「清單管理法」。
◎ 凡走過必留足跡
我以記事本軟體(當時還沒有word、excel等軟體)，取名為memolist-1995.txt，內文打上日期、編號、主旨、內容等欄位，當工程師請我打字時，我先把memolist-1995.txt叫出來，做個「掛號」的動作，例如：
日期 編號 主旨 內容
04.05 95043 未定 陳大中
該表格主旨為何為未定呢？因為當時常有工程師手畫了一張表格，就請秘書幫忙打字(當時的秘書是有「打字員」的角色的)，我看過有秘書在取檔名時，就用當天日期當檔名，例如：0405.txt，我問她，那如果4月5日有兩張表格要打，要如何取，她說就用0405-1、0405-2，難怪常常有人要重新打字。不同於用發生的日期當成檔名，我把流水編號當成檔名，因為工程師也沒幫他的表格想好主旨，我就在清單上把主旨列為未定，內容記上陳大中，這是他的名字，因為不是只有一位工程師會請我們打字。檔名95043，表示它是1995年我所製作的第43個檔案，等工程把表格標題想好了，我再來補上主旨。
為自己製作的電子檔案做清單，事後證明，它帶來的好處，遠遠超過我的想像，以下列出三大優點。
◎ 凡走過必留足跡
秘書不像工程師，年終有具體的數據來衡量績效，例如：完成幾項產品研發、為公司貢獻營業額多少，但經由檔案清單，我可以看出我一年製作了多少個檔案，瞭解自己的「業務量」。秘書工作與電腦息息相關，依日期、流水號所記錄的清單，其實也記錄了秘書每日的工作足跡。年終時，我會將所有的電子檔作備份，一張清單，加上以流水號為檔名的電子檔案們一字排開，甚為壯觀，這張memolist-(年度).txt成了索引檔，因為備份有依據，所以才敢自信的說：「自1995年起，只要是我製作的電子檔案，我都找得到。」
◎ 養成記錄人事時地物的習慣
清單上起初只記錄了發生日期、流水號(檔案名稱)、主旨，後來清單上記錄的事項愈來愈多，例如某個檔案是修改自某個檔案、或是某個檔案是為那個部門製作，e-mail盛行之後，清單連電子郵件都可以管理。例如：管理部來mail，請各部門填覆外套尺寸調查表，收文時，我就在清單上寫上－
日期 編號 主旨 內容
04.05 99008 收文：管理部張小君 外套尺寸調查表
1999年，word軟體已經盛行，99008.doc這檔案中儲存的是管理部的e-mail內容，以及我回覆的e-mail，而那張調查表也是一個word檔，名稱為「外套尺寸調查表」，我把它另存新檔為「99008-外套尺寸調查表.doc」，我回覆的檔案取名為「99008-外套尺寸調查表_總經理室.doc」。這樣它們在Windows「檔案總管」中就跟著「母體」排在一起囉。這張記錄表，也讓自己瞭解是收文的多，還是發文的多，是跟那些部門配合比較多，成為工作盤點時的依據。
◎ 時間在那裏成就在那裏
2000年在聯電集團擔任執行長秘書的期間，是本人視野成長最迅速的時候，執行長有許多對外的簡報，在製作簡報過程中，體會到主管想得跟我們想得不一樣。例如，A銀行邀請主管5月1日去做演講，講題是：IC產業的現況以及未來發展，您的PPT會如何取檔名？是「IC產業的現況以及未來發展.ppt」嗎？主管要再度參考這份PPT時，他會怎麼問？答案不會是「IC產業的現況以及未來發展」，主管不會花時間去記這麼長的名字，答案也不會是5月1日，因為記行程是秘書的工作，他會問的是：「上一回我幫A銀行演講的簡報」，演講對象才是主管最關注的，因為聽演對象會影響簡報準備的內容。請問，您在做電子檔案取名時，有將A銀行列入檔案資訊嗎？我有。清單記錄如下－
日期 編號 主旨 內容
03.15 00025 收文：A銀行張小明 邀請執行長專題演講
04.15 簡報製作 IC產業的現況以及未來發展，
依90085修改
3月15日收到A銀行張小明的邀請mail，儲存於00025.doc，4月15日依去年90085-IC產業.ppt修改。主管2002年又要找這份簡報時，至memolist – 2000.doc搜尋「A銀行」，而找到所有相關資訊、工作歷程。我常說，電子檔案清單，成了我自製的「Google搜尋引擎」。前題是，要在清單上留下「關鍵字」，在撰寫檔案清單的同時，也在做「關鍵字」訓練。
◎ 結語
法無定法，只要適合您的就是好方法，簡單的事，長期執行就是不簡單。電子檔案管理不是只有自己找得到，要讓別人也找得到，才是有系統。除了找得到檔案，也要知道自己的時間去了那裏，更清楚工作的方向有沒有偏差，祝福各位秘書朋友，在從事秘書工作多年後，仍找得到自己所製作過的電子檔案。
