與秘書、助理、行政人員合作愉快的17個撇步
16個no-no（禁忌）與1個yes！
即使你的工作內容和行政工作八竿子打不著，但你身處的職場一定有秘書、助理或行政人員，也會有和他們相處、共事的機會。這之間存在著一些潛規則，可能會影響到你工作事務的推動，甚至是你在老闆、主管心目中的印象。究竟要怎樣才能夠跟老闆與主管的秘書、助理、行政人員合作愉快？下面揭露16個別做的no-no與1個必須要做的yes，相信只要掌握這些原則，就可以讓你與上司之間的溝通管道順暢，工作也因而能得心應手。
no-no 1：千萬別小看行政工作！
為什麼no-no第一條要加上「千萬」？相信讀過本書的朋友，必然會明瞭行政工作術業有專攻，其中千頭萬緒，一點也不輕鬆，如果抱著一副「秘書、助理有什麼了不起？這麼簡單的事情誰都嘛會做！」的態度，想必會招到負評，嚴重者恐怕連職場學分都要重修了。
任何人能夠在一個科層體制中久任秘書，必定有值得學習之處，因此無論如何都不該批判或輕視別人的工作，這是最基本的職場倫理。
no-no 2：別把秘書當老媽
許多秘書把自己定位成「辦公室裡的媽媽」，給予大家溫暖的幫助，但許多不用專業知識就能夠排解的超基本問題，還要仰賴老媽就太遜了！諸如幫沒有紙的影印機加紙、自行使用傳真機傳真、把自己的茶杯收好、座位環境保持整潔……這類事情沒道理請秘書代勞。如果你覺得所有辦公室雜事都該歸秘書管，請捫心自問有沒有把秘書當成媽媽一樣孝敬。
no-no 3：別為難秘書做給不起的承諾
NG論述：「你幫老闆做事，你的承諾就代表老闆的承諾喔。」
拿雞毛當令箭是職場大忌，秘書就算經手所有事，也不可能越俎代庖替老闆做決定，老闆還沒說yes，就不要為難秘書先給你一個有不確定性的yes。
no-no 4：別自以為是秘書的老闆
如果正在閱讀這條訣竅的你，是貨真價實的公司最高領導人──OK，你有特權跳過這一條。
每個人都覺得自己的事情十萬火急，而第一順位只有一個，當處理流程走到秘書這一關時，雙方對事情能處理完畢的時程達成共識後，請尊重秘書對工作的排程，請勿勉強別人給你無條件的優先權。
no-no 5：別把秘書當國王人馬
在老闆、員工之間，常常需要整合多方的意見調整決策，而秘書常擔任中間人，處境十分微妙，多少會保留些能夠討價還價餘地。
如果先入為主把秘書當成老闆、上司的「國王人馬」，恐怕就縮限了協商空間，事情的處理方式並不只有yes和no的二分法。
no-no 6：別施壓秘書替你打卡簽到
如果你是好學生，想必會厭惡那種曠課卻要同學幫忙點名簽到，期末居然拿到全勤獎的人。當場景轉換到公司職場，打卡、點名、簽到以及一些小小好處的把關者，通常都是秘書，千萬不要為了一時方便或一點蠅頭小利，就施壓秘書對不勞而獲的踩線行為網開一面，同仁與上司的眼睛也是雪亮的，務必自重。
no-no 7：別逼秘書三催四請
想要建立信用，評估好自己的工作狀況並且守時是基本功。如果事事都拖延到讓秘書三催四請，雙方上班的情緒與工作效率都會大打折扣。
在秘書第一次提醒時，就提報出應有的工作成果，秘書就能夠發揮比「耳提面命」更棒的服務，你也能心平氣和、不受干擾地完成下一項工作任務。
no-no 8：別以為秘書是24小時便利店
就算秘書的手機24小時stand by，僅記秘書也是人，他們有下班後的私人生活，放假期間也需要安心休息，這時候請將心比心，相信他們會感激涕零你的人道對待，進而湧泉以報。
no-no 9：別讓秘書做情緒垃圾筒
「老闆有夠機車，如此這般把大家『釘』得飛上天，你還這樣催我……」
大家都知道伴君如伴虎，秘書和你一樣，要搞定善變的老闆、上司甚至客戶。你有壓力、我有壓力，這股怨氣就算是因為「老闆那一掛人」而起，但冤有頭債有主，帳不該記在「老闆的傳令兵」──秘書身上。
no-no 10：別跳過秘書這個窗口
能夠直接與老闆、上司溝通聯繫很方便，為什麼要經過秘書這一關呢？
想想看，去別人家拜訪，難道不用按門鈴、說明來意，就直接闖進屋子裡？
秘書要替老闆、上司排行程、安排辦公室行事曆，你也能從秘書那邊得到許多重要資訊，因此務必保持資訊暢通。凡是和秘書職責沾上一點邊的事情，都一定要通知。
no-no 11：別老是臨危受命
秘書除了料理行政庶務，還常扮演辦公室內折衝、溝通的角色，如果大家都在最後一刻做「有驚沒有喜」的緊急通報，還讓這樣的紅色警戒接二連三出現，心臟再強的秘書也受不了！
現代科技進步，善用網路、App與各種通訊應用程式，提前編輯行事曆，讓秘書有備無患，就算是面對天外飛來的工作，也請先送出一通狀態說明訊息，好讓秘書有心理準備應付各種狀況。
no-no 12：別不問流程悶頭執行
簽呈怎麼跑？公司報帳如何進行？這些事情的共同特色，就是都有既定的流程，如果不照制度跑，事情就會卡關做不下去。
與其像無頭蒼蠅盲目嘗試，不如請教秘書如何執行，如果流程繁瑣難記，就務必做筆記，同時禮多人不怪，好好感謝秘書的耐心教導，讓彼此共事更順遂。
no-no 13：別破壞既定成俗的秩序
影印機卡紙不該丟著不管、秘書抽屜裡的公司大小章不能亂拿、會議桌上的抽取式衛生紙不可以自行獨佔……。這些細節並不會寫成明文條規，常須仰賴秘書的監督，以及大家共同的默契來運作。
許多職場上既定成俗的秩序，都是在國民教育時期經年累月溫習的基本教養，不會出了校門就變了調，別讓這些不小心，變成被秘書白眼的原因。
no-no 14：別變成借物黑名單
一忙就忘東忘西，簡報投影機遺忘在會議室？公務手機還在包包裡？參考資料夾不知道丟到哪個文件堆？更要命的是，秘書來催討這些公共財時，你連放到哪邊都忘了！
秘書常常肩負管理公司硬體、財產、資料檔案的責任，為了這些公物能完好流通而提心吊膽，所以東西用完就該完璧歸趙，別讓自己變成借物黑名單。
no-no 15：別把秘書的公告當耳邊風
許多重要但與各部門業務沒有直接相關的訊息，都得靠秘書不厭其煩地「勤跑基層」，推動「政策下鄉」。
留意秘書的e-mail及公告，仔細閱讀過內容，心中對這則訊息有基礎了解後再與秘書討論確認，並協助秘書一傳十、十傳百，這份尊重與熱心一定能讓你贏得好評。
no-no 16：別對救球斤斤計較
再如何資深、有經驗的秘書，都難免有疏忽的時候，這時別把工作劃分得這麼仔細，能夠救球的時候就盡量救球，畢竟無論金錢人情，都是有借有還、再借不難，讓你的人際關係魚幫水、水幫魚，形成一個互利共生的循環。
Yes 17：讚揚秘書對大家的照顧
優秀的秘書、助理、行政人員讓事情運作順利，有時候甚至讓大家忘了他們的存在。週而復始地與雜事周旋，容易讓人感官疲乏，很難累積工作的成就感，優秀的秘書、助理、行政人員除了有詳實的自我充電計劃，還需要貼心好同事的加油打氣，別吝惜在適當的時機，給他們響亮的掌聲！
