自2005年起, 每年的九月我都會去參加秘書協會所舉辦的秘書營。 活動前, 我很清楚"從做中學習"是最直接的, 所以心中有一股衝動很想主動向理事長提出自願參與活動的籌備安排, 但郤又擔心緊急任務的被交辦會誤了大家。果然, 在出發前一天的週五, 我的老闆自大陸打一通電話給我說: 週日返台的行程恐會因為研發進度做變更.....延至週一。 週六公司補颱風班, 先向代理人告知幾個行程修改的原則。
回家後, 開始擔心活動的參與中, 有多少充份的工具可隨時應變呢? 找商務中心囉, 要很貴吧! 先將老闆的行程相關資料儲存至我的PDA手機. 還有接聽電話被交辦事項的筆記本等。
正當準備出門前, 奇蹟出現了, 我的代理人打電話通知我老闆的行程會延至週二才返台; 太好了, 這樣我就有充足的時間在週一重新做安排了, 也不必耽心課堂中必須接聽緊急來電。這通電話, 就像我的救命仙丹, 從出門至市府捷運的路上心情分外的好, 就像要去出國渡假一樣, 尤其是別人還都要上班。
隨著公司國際化的腳步, 廠區版圖分佈於全球各地; 為了提高工作效率, 秘書要能熟習十八般武藝： 例如在會議召開前, 要學會VOIP撥號、數位話機及會議橋(conference bridge) 系統的操作技巧。
在老板的緊急電話會議要求命令下, 立即撥接全球各地的相關人員上線參加會議, 雖沒像正式會議有充份時間做事前的準備, 但此類的會議通常是在十分鐘左右由最高主管, 即會議主席, 拍板交辦指示工作要點後即結束。
電話撥通後, 您會做什麼呢? 找旁邊的人聊天或是守著話機以防會議中接到臨時通知再撥接其他相關的人員上線? 公司的辦公室規劃屬於開放式空間, 老板的座位就在秘書的正後方, 通常我仍能在位子上繼續工作, 但盡量不會讓自己在另一條電話線上忙, 而是豎起耳朵聽聽看老板講什麼? 一方面讓自己處於狀況內, 二方面也能在老板尚未結束電話前, 就能知道自己下一步該做些什麼?
隨著公司國際化的腳步, 廠區版圖分佈於全球各地; 為了提高工作效率, 秘書要能熟習十八般武藝： 例如在會議召開前, 要學會VOIP撥號、數位話機及會議橋(conference bridge) 系統的操作技巧。
在老板的緊急電話會議要求命令下, 立即撥接全球各地的相關人員上線參加會議, 雖沒像正式會議有充份時間做事前的準備, 但此類的會議通常是在十分鐘左右由最高主管, 即會議主席, 拍板交辦指示工作要點後即結束。
電話撥通後, 您會做什麼呢? 找旁邊的人聊天或是守著話機以防會議中接到臨時通知再撥接其他相關的人員上線? 公司的辦公室規劃屬於開放式空間, 老板的座位就在秘書的正後方, 通常我仍能在位子上繼續工作, 但盡量不會讓自己在另一條電話線上忙, 而是豎起耳朵聽聽看老板講什麼? 一方面讓自己處於狀況內, 二方面也能在老板尚未結束電話前, 就能知道自己下一步該做些什麼?
提起秘書工作，多數朋友們通常會聯想的職場情節是穿著入時的年輕姑娘，端茶奉水進出高階主管辦公室禁地，外語流利地請問外籍貴賓：Coffee or Tea？ 但願這般戲謔的說詞，會隨著去年好萊塢電影「穿著Prada的惡魔」的熱賣，能有些細微的變化。
Prada片中劇情將秘書助理人員職場上難言的困境淋漓盡致地展現在全球觀眾眼前。劇中社會新鮮人擔任惡名昭彰的女主管個人助理，為了保有工作及顧全顏面，她配合公司產業調整原本自在的生活價值轉而天天節食追逐時尚精心打扮，同時竭盡所能的應付主管各種不可理喻的刁鑽對待，例如主管不願花心力記助理名字一概稱呼為Emily；還有天候不佳班機取消，主管因此無法由外地趕回參加女兒的活動，要求助理另尋管道安排私家專機接送等等。
當然，好萊塢電影情節有所誇大。但是，現實職場中秘書們使命必達的精神，絕對不亞於片中的Emily。節錄幾則秘書英勇事蹟聊表筆者對海內外眾家Emily的無限敬意：
1海上Emily：主管親自接待重量級外賓遊花東乘船賞鯨，太平洋碧海藍天白浪飄飄，好景美食賓主盡歡。眼看任務就要完滿落幕，未料外賓周六臨下船時提到隔日上機前有空檔，央請代為協尋某教派台北區聚會場所。該教派系屬爭議性團體，在台灣並未正式設立登記也無網頁可尋。這下可得了，幾天來精心的接待可別就此功虧一簣，親愛的Emily，請接招吧！說時遲那時快，海上Emily啟動人脈達人機制，立刻求救一位曾經在閒聊中提及該教派的舊識，輾轉數回電話加簡訊往返，海上Emily在兩小時內取得該教派隔日聚會時間地址電話及聯絡窗口手機號碼。人脈達人Emily因此晉升為靈修一族。
2007年4月21日週六怡人的午後，TPSAA 2007年國際秘書週系列活動序幕展開，首場專題演講邀請 曾任秘書職、公關職、到現任主管職的解麗文Ema老師主講，主題為『秘書的未來』。
歡迎聽講，先報到!
每年四月的秘書週到來之前，台灣職場上的秘書們才有機會得到較多的鎂光燈照射，一般民眾的印象就是飯店的秘書之夜舉辦猛男秀；然而與秘書行政從業人員切身的要務，應該是去探究秘書的未來發展。美國國際行政專員協會IAAP（原名為「美國國際秘書協會」）所訂定2007年的年度主題 - ”Shaping the Future 建構職涯新藍圖”，就是要呼籲秘書行政從業人員，因應職場的快速變化，調整秘書的職能與工作內容，繼續追求職涯發展，讓秘書行政人員在組織中找到更有價值的貢獻與發展空間。今年的秘書日是4月25日，秘書週在4月22-28日。作為台灣最有組織和活動力的「台北市專業秘書暨行政人員協會」，32年來不斷舉辦各項祕書訓練與研討活動，致力於提升秘書技能與專業形象。要建構職涯藍圖，第一步就要先了解目前秘書行政工作在台灣職場的現況，以及可以追求發展的方向，包括主觀的自我動機以及客觀的環境需求；最有效的作法，就是透過問卷調查及統計分析來看職場現況與未來趨勢。此項線上調查已經展開，秘書協會將於4/28以研討會的方式將問卷結果作一公布，並且會透過座談來為秘書行政人員如何「建構職涯新藍圖」找到具體的作法和方向。
世界最大的秘書組織IAAP在2005年曾經做過一個規模甚大的秘書工作調查，我們可以根據該調查所發現主要的結果，來勾勒台灣秘書行政人員（以下簡稱「秘書」）職涯藍圖的草圖；同時，也可經由分析國內外秘書職場變化的異同，由趨勢掌握未來的發展方向。
1) 美國的秘書有41%願意留在現職，20%希望留在公司內部調昇，再去除打算轉管理職的8%、自行創業（含個人工作室）的8%、退休的9%、不確定及其他決定的10%，剩下僅4%的人打算轉職。反觀台灣的秘書，根據2005年一項秘書工作調查，結果有55%的秘書喜歡秘書工作，但是有高達70%的秘書準備轉職，亦即只有30%願意留在現職。分析其間的差異，應與參與調查之秘書年齡層有關，台灣受訪者秘書年資在兩年以下者高達50%，很多人擔任秘書僅因入門檻較低，因此在工作2-3年後即轉職，受訪者之秘書年資超過10年者只有6%，超過20或30年者，恐怕是鳳毛麟角；而美國資深秘書的比例較高，超過50歲仍擔任秘書甚至工作到退休的秘書比比皆是。
Alice前面除了自己主管的辦公室之外，還有一間差旅辦公室，只要有海外主管回來開會或洽公，就會暫時借坐在這間辦公室，而這段期間，Alice就要兼著做這位主管的秘書，支援各項行政事務。
進入21世紀，秘書工作有人比為明日黃花，但是根據2007年1111人力銀行針對台灣上班族調查顯示，男性上班族最想從事夢幻工作是科技新貴，女性則是秘書/特助，因此，秘書這職位，又再度炙手可熱起來。
現在普遍的認知是，在企業內最接近核心人物的人物，非秘書/特助莫屬，經常與高層保持關係密切的秘書/特助，可以從跟隨的主管身上學習工作閱歷、累積人脈資源，進而增加競爭力；換句話說，站在巨人的肩膀上，可以看的更高更遠，可以成為老闆經營策略夥伴，其中甚至不乏秘書逐步升任總經理者，這樣的想法固然沒錯，但是，要如何站穩在巨人的肩膀上呢?
在偶然的機會中，聽到幾位資深秘書一同分享工作甘苦：
美美任職於日商公司，她的神情總是優雅又有自信，細心與耐心則是她的特質，美美說，要做個好秘書，得要隨時能夠體察老闆的需求以及情緒變化，以同理心對待老闆，體認老闆的喜怒哀樂，與老闆培養最佳的默契，提升自己的價值，同時提供適時與適切的支援，成為老闆不可或缺的左右手。
小葳是美商科技公司的秘書，輕快活潑又開朗，還帶點灑脫與不拘小節的性格，她則回應，她認為應該提早一步覺察到老闆的需求以及變化，這樣不但能防患於未然，避免被颱風尾掃到影響上班的情緒，同時也能增加辦事效率。
協會為傳承秘書行政專業以及為現任專業秘書認證班講師做在職訓練, 今年度空前推出專業秘書講師培訓班, 培養新一代後起之秀傳承秘書行政的講授. 本次很榮幸邀得 經歷豐富的講師培訓專家 - 楊田林 老師 授課指導. 經過1/6~1/7 週六日連續兩天上課後, 各學員從楊老師授課中學習頗深, 楊士比亞曰猶繞於耳: 『會做』不等於『會敎』! 教學要『有效』又『有趣』.....
雖然還在複習教學技巧, 接下來 1/14 是由秘書講師前輩們分解秘書專業的敎授技巧, 以及 1/21 新一代種子講師的試敎, 真讓人期待~~
本單元歡迎參與上課人員, 包括 楊老師、各秘書講師前輩、參與學員交流意見, 更歡迎來訪的各位朋友加入討論喔.
PS: 如果您對秘書講師培訓延伸出特定的主題想再專區討論, 請通知 Jenny安排, Thanks!!
