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工商時報    D2/工商經營報／鮮活職場            2007/11/17 《社會新鮮人》做中學 學中做 【一粒莎】 　　「育婷，你幫我做一份PowerPoint，是有關公司的介紹，4月20日星期五下午我要對ｘ大三年級學生演講用的，差不多2小時時間！」 　　育婷是一位新鮮人，進了一間與日本密切合作的連鎖企業集團擔任企畫部門助理，剛進公司滿3個月的她，平常忙於公司的產品宣傳活動、寫企畫案等之外，假日還得去現場支援，這一天經理在下班前臨時丟了這項任務給她，這不是她份內工作且又是新人，她該如何回應呢？ 　　A：推說自己沒能力，請其他同事代勞。 　　B：搜尋前一任離職同事的電腦裡是否有此一檔案，草草交卷。 　　C：自己重新製作一份，將公司經營概念、產品介紹、未來展望等了解清楚。 　　育婷轉了個心境，選擇了C選項，雖說自己新進員工，對公司不是這麼熟識，但既然主管交代她這項任務，代表她自己一定有此潛能，於是育婷花了一周的時間向各部門的資深同事索取相關資料，將公司老闆的經營理念、公司成立起源、產品及價格定位、人才的訓練等，一一了解清楚。 　　剛畢業的育婷當然清楚學生的上課心態，在下午的課程中一定會昏昏欲睡，於是乎她開始構想內容，剪輯了幾份近年來產品發表會、參與公益團體的影片在枯燥乏味的簡報裡，她又將自己在學校裡所學的一些小遊戲給她主管，增加台上與台下的互動關係，希望學生們對這堂演講感興趣。 　　果不其然，這堂演講獲得滿堂彩，主管回來後馬上給育婷大大的加薪，因為經理除了將公司的經營理念宣傳給更多人知道外，又讓自己有更多的向外發展空間。 　　如果選擇了A選項，育婷永遠在原地踏步之外，其他同事知道後也會覺得她就是草莓一族，都要呵護著，不敢交付更重大任務給她。 　　選擇了B選項，如果公司裡有些重大的變動，育婷沒有去更新資料，屆時經理去演講時被有做功課的系主任吐槽，不就英名毀於一旦了嗎？更慘的是人家會認為這公司人才就只有如此而已！ 　　剛進公司的新鮮人，主管一定會用工作量及工作難易度來考驗你，如果抗壓力不足的人，還真撐不了多久，所以建議大家，進入了一間適合自己的公司，就必須要將它視為自己的事業來打拚，積極參與公司各項業務，相信你的努力長官都會看的到喔！ （作者為台北市專業 秘書暨行政人員協會會員，台北市專業秘書暨行政人員協會 http:/ /www.secretary.org.tw）

 

隨著氣溫的下降，收起夏衣換冬衣的過程中。感受到秋的訊息的同時也想起了我和親愛的台北市秘書暨行政人員協會認識兩年了。在這兩年不算短的光陰裡，認識很多好姐妹也聽了很多場行政座談分享，在協會部落格看了許多好文章。兩年中四季的轉換，也讓我感受到許多的人情冷暖，感謝這一路上帶給我溫暖的協會。生命中總是順逆相迭，人生不如意也總是十之八九。進修本身是我的嗜好與興趣，更是我稀釋負面情緒的方式。課堂中春風化雨接受新知的同時，我也忘了鑽牛角尖更忘了聚焦在難過。雖說人生在世挫折難免，無可否認挫折當下就是很挫折。很高興這段日子有它陪我走過。得意有人可分享，失意有人肯傾聽。
 
我一直很喜歡協會的氣氛，也喜歡安排的進修課程，所以一再以行動證明我對它的支持，就是經常參加協會所舉辦的各項活動。幸福的磁鐵總在下意識裡主動注意相關活動訊息，更因為這份喜愛的心情，所以常常無俚頭的跑到部落格回應。職場中，有時人家說我是會計，有時人家說我是秘書。下了班我只是一個什麼都不太懂的幸福磁鐵。因為什麼都不太懂，所以到處拜師學藝，雖然學藝不精，開心的是一路上認識許多好朋友。特別是在台北市秘書暨行政人員協會中，在這裡認識許多堅強樂觀的秘書同業。真的很開心，幸福只是一種感覺，此刻我真的覺得我很幸福。

 
大學畢業即進入園區半導體公司擔任秘書工作的王小梅，在工作十多年後，常問自己一個問題：「我是一個好秘書嗎？」，剛進入公司時，擔任部門秘書，服務的對象除了部門經理外，還有七十多位工程師，後來擔任廠長秘書，直接服務的對象人數減少了，有廠長、副廠長及數位專案經理，最後進入所謂的「VIP辦公室」，主管就剩下二、三位「長」字輩的，執行長、行政長、資訊長 …，在高階主管們忙碌的行程中，「希望能幫主管多做一點」的聲音，「什麼樣的秘書是個好秘書」的問號，愈來愈大。

(此篇文章同步刊登於10/20工商時報/鮮活職場D2版)
本週日受一位秘書好友之邀去聆聽她的講課-“人際溝通”， 並相邀課前一起先去吃午餐。 在正要出門的當頭， 突然接到老板自香港的來電「XX航空公司真是爛， 應是10：50am該登機的， 現在居然延至12：15am； 到時候我在台北轉機飛美國來不及怎麼辦?」 幸好是在出門前接到的來電， 心裡第一個念頭便是「完了， 午餐之約恐要爽約了！」 立即回到書桌前， 打開Outlook將此家航空公司的所有通訊全部查出來， 不料今天是週日一堆人不上班， 好不容易平日多受其幫助的聯絡窗口手機接了， 我第一句話便是說「拜託您， 快點救我！.....」但他郤回答我：「對不起， 我現在人在飛機上， 不能再講了， 手機一定要關機了！」， 我趕緊說：「那我的老板怎麼辦呢?」，他回答：「請打我們的訂位專線吧！」。 只好先去電向好友致歉午餐來不及了！
訂位專線服務的是一群旅客， 他會在乎我的緊急事件嗎? 我先call了旅行社， 回答是：「對不起， 負責的專人目前忙線中， 稍後請她回您！」， 我的回答是： 「您知道此事的急迫性吧！」。 試著要撥中正機場的航空公司櫃枱郤是語音廢話一堆， 沒耐心之下， 辜且就試撥了訂位專線， 不料對方的回答是： 「相同航空公司的轉機時間只要50分鐘」， 我聽了更沒性子了！ 明明算一算轉機時間只剩30分鐘而已啊！ 一會兒手機又響了， 旅行社回電故事又重述一遍後， 她說要去查並聯絡一下。 此時， 我又撥了訂位專線， 又換了另一個人接聽的， 我的媽呀！ 故事及老板的航班資料又再重述一遍， on hold 讓她查詢一會兒後， 她回答：「對不起， 因為香港的班機尚未飛， 可否晚一點再來電查詢?」， 此刻的我已怒火沖天的回答：「什麼? 現在已不是香港的飛機到底幾點要飛的問題了！ 因為人已check in且在lounge了， 飛機抵達台北後您們航空公司的人一定要派專人協助他去趕搭台北飛美國的這個班機才對啊！」， 講完此次on hold 的時間更久了， 看著Outlook的通訊錄盤算著， 誰是下一個我能聯絡的對象呢? 板橋營所的人嗎? 還是前一任較熟呢? 還是之前聯絡會員卡事宜的那位小姐呢?…..不錯平日都還有留下手機…..聽候多時的音樂終於結束了， 這位訂位組的小姐帶來了好消息：「沒問題的！ 我們一定讓他搭的上台北轉機的這班飛機」， 我又重問了一遍：「您保證沒問題嗎?」， 她回答：「是的， 沒問題！」

n          人脈的維護技巧
 
è        從關心客戶、市場脈動開始，創造話題

n          人脈哪裡來?
 

n          人脈的重要
 

二個月的暑假結束，早上送走國中二年級的兒子、國小五年級的女兒上學，王小梅回到家裏，打開電腦，開始一天的工作，幫公關公司寫一篇30秒的活動介紹廣播稿、一篇新聞稿上午10點前要送出，星期六去企業授課，一份課程講義及試題要準備，下午要去跟中學老師談綜合課程的合作案。小梅今年四十歲，三年前由科學園區高階主管秘書的職位離職，在企管顧問公司當講師，也在大專院校兼課，每個月接一、二個企業的秘書教育訓練課程，零用錢就有了。