TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

前言：跟在大老闆身邊擔任祕書或行政類工作，看來微不足道，卻是職場中打基
本功的重要經歷。能夠第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳，還有什麼比這個
更好的職場導師？最棒的是，他還付你薪水。
去年的賣座電影《穿著Prada 的惡魔》經典的一幕戲：惡魔老闆梅莉史翠普一早
進辦公室，要助理（安海瑟威飾）去找還未出版的哈利波特草稿，給她雙胞胎女
兒閱讀。剛出社會又一心想要把這份工作做好的助理戰戰兢兢，透過之前巧遇的
人脈，在最後一刻找到了哈利波特草稿。當她把草稿放在老闆辦公桌上，梅莉史
翠普挑著眉問：「怎麼只有一份，難到要我那兩個雙胞胎女兒輪流看嗎？」安海
瑟威氣定神閒回答：「這是第三份，其他兩份我已經交到在旅途中的雙胞胎手上
了！」而這時，梅莉史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼，眼神裡閃過
了一絲驚訝與佩服.....

     

    前些日子，認識了一個做業務助理的朋友－小琪。在某一個經驗交流的機會中，我向小琪請教當業務助理的心得。
　　小琪從大學畢業起就進入一家中型軟體公司，擔任業務助理，轉眼間就是16個年頭。我很好奇是什麼樣子的心情，讓她可以同一份工作待這麼久仍然可以樂此不疲。
　　以下為小琪的經驗分享：
　　「我會把所有業務的文件都放到我這裡來，不管正本或影本，都幫業務留存得好好的。業務自已找不到文件，只有我找得到，業務缺任何資料時，我就協助找到，然後交給業務。這樣的模式讓我做了16年，連請假都不太被允許呢。這就是業務助理的價值了。」
　　那天交流後，我在想，這就是助理的價值了嗎？我的想法是：
　　(1)或許業務助理可以提供資料影本存放在業務處，讓業務隨時可以翻閱，不需要等到業務助理的幫助，才能拿到資料。若業務那裡不想存放資料，業務助理也可以將資料歸檔的方式讓業務清楚的了解，方便業務的存取，當然需要小心正本遺失的問題。
　　(2)如果能從一個只負責存取歸檔資料的助理，轉變成一個整合資料成有用知識的助理，提供分析資料或協助業務流程的簡化∕便利，可以提升更多助理的價值。
　　不過從聊天中，我感受到小琪「樂在工作」的態度，能以最愉快且正面的心情來面對每一天的工作，可以免除抱怨。當業務助理每天面帶笑容的，可以轉化業務不愉快的心得，也能營造公司內和樂的氣氛，「把陽光帶進別人的生活中，自己也必沐浴在陽光中」；我想這更是業務助理的價值。
 
                            作者為台北市專業秘書暨行政人員協會會員
                             此篇文章同時刊登於2007/07/07 工商時報/鮮活職場(D2) 中
 

　由台北市專業秘書暨行政人員協會主辦，104人力銀行、104 市調中心、中時電子報協辦的2007 TPSAA舉辦的國際秘書週活動－秘書未來式「秘書職場調查發表會暨嘉年華會」，4月28日於台灣金融研訓院舉行，於各方一同探究秘書的未來發展。

東看看西看看
討論好做好筆記
大伙就依照計畫前往第二站-北投春天酒店
這幾年討論秘書營場地時
春天都是其中一個考慮的地點
無奈...報價總是太高
無法達到我們的預算
只好年年宣告放棄

為了9月秘書營的活動, 為了這2天1夜的大活動, 早在過年後大夥就粉自動的把相關的場地消息, 都pass給負責場地的Tina, 讓她篩選及蒐集詳細場地資料. 忙完了4月的秘書週後, 開始進行一連串的場地探勘.
第一波的場地探勘是新竹煙波飯店, 詳細的情形請看April 的網誌.

用故事說道理~ 聲音是有表情的
 
故事一：

用故事說道理 ~