TPSAA台北市專業秘書暨行政人員協會

深耕個人優勢 贏在執行力系列(3)

隨時為自己的明天多一分準備

那媞

2009 07 07

認清自己的定位

   S小姐已經在職場上約7-8年了，現在對於很多事情已經不像以往如此懵懂，她回想從學校畢業後，在一間電子公司擔任行政助理的工作，一年中一直覺得自己就跟陀螺一樣，轉個不停，可是卻不知道自己在忙什麼，也覺得自己就跟打雜的一樣，她想：為什麼學歷唸得這麼高，卻跟一般的小助理沒兩樣 ?

她不知道自己的定位，一再萌生想離職的念頭….

深耕個人優勢 贏在執行力系列(2)

我有積極正面的態度嗎？

作者:Brenda

Mar. 10. 2009

事情始末

深耕個人優勢 贏在執行力系列(1)

德智體群美當道的職場修練術

作者:Sandy Chen  Jan. 15. 2009

面對不景氣，依據商業週刊第1102期所載，日本管理大師大前研一說，「擔心無法解決事情，必須做些事！」但是，該如何做呢? 仔細想想，從以前學校所學的「德智體群美」五育來著手，聽起來好像八股到不行，但古語新解，卻發現不變的真理，包含有最容易執行的作法。

【德】

機會~是留給準備好的人

『秘書』!永遠都記得，當時在電腦前輸入這兩個字當時的心情是如何的？

那一年，工作上陷入低潮，不禁猶豫是否該換個工作了，同時也不斷思考自己的定位在哪裡？曾經很茫然，知道自己遇到該突破的瓶頸，可是不知該如何有個明確的改變？那一次在網路上輸入『秘書』這兩個字後，方知原來有一個台北市秘書協會是跟秘書行政人員的工作有關係的。看見他們有一連串的活動，剛開始時，報名了幾次座談會，但都因為臨時需要加班而無法前往，每次都覺得很可惜，另一方面，也發現自己的積極度不夠。

隔年，台北秘協舉辦第一次認證班，黑羊與白羊之間猶豫不決的想法又來了！靜下心來思考後，清楚的知道公司現有的環境無法提供給我更多的教育訓練，所以，今年就給自己一份禮物，為自己投資報名台北秘協的認證班。

部屬學經典:秘書~讓上司一天都少不了你

專訪精創科技總經理秘書 何明俐

<此文摘自Career雜誌2008年385期>

    秘書可說是主管最重要的左右手，一名稱職的秘書必須充分瞭解老闆的脾氣、喜好，凡事多用點心、幫老闆多想一點。更重要的是，必須謹守工作份際，口風緊、不會假傳聖旨或是拿著雞毛當令箭。

可愛就夠了嗎?

<�此文同步刊登於2008/03/22(六)工商時報/鮮活職場版(D2)>

雪兒踏入社會剛滿一年，擔任的是行政助理的工作。雪兒天真可愛，明眸皓齒，很得人緣，尤其是男同事們，特別愛逗雪兒，雪兒也總是嬌憨的回應一切，大家都很喜歡她。不過，雪兒有點小迷糊，工作常常出錯，主管得不時忙著善後，而且，雪兒不想上班時就消失無蹤，從不打先個電話請假，為了關心她的安危，主管得到處打電話追尋她的芳蹤，令人頭疼不已，即使三申五令，雪兒總是閃爍著大眼睛楚楚可憐的說：對不起，但是事情卻一再重演。甚至連和男朋友交往的問題，都得要媽媽及主管出面解決。

有天，雪兒把人躲在門外，頭貼著門框, 扭扭捏捏嬌聲的對秘書小姐說：我可以跟你調一份文件嗎?

秘書小姐誠懇的看著雪兒說：雪兒，你很可愛，不過現在應該要站好說話才有禮貌喔! 還有，你現在已經在上班，該長大了喔！

你的人生是彩色還是黑白

<�此文同步刊登於2008/03/08(六)工商時報/鮮活職場版(D2)>

Rita平常工作上就有很多抱怨，不滿主管挑剔、朝令夕改；生氣工程師耍大牌、不把秘書當人看；看不慣同事推諉責任、逢迎拍馬的嘴臉,,,。

她今天又愁眉苦臉的走到蘇珊的座位：「姊姊，我真的做不下去了，我現在連聽到我老闆咳嗽，我都覺得很厭惡。」

創新思維v.s.埋頭苦做

 <此文同步刊登於2008/03/01(六)工商時報/鮮活職場版(D2)>

動物園中有隻猴子，管理員為了訓練牠，每當放一串香蕉，猴子不等指揮自行拿取時，管理員便會打牠一下，這個模式建立後，猴子便有了刻版印象，就是”只要拿香焦就會被打”。後來來了幾隻新的猴子，原來的猴子告訴牠們只要拿香焦就會被打，雖然不知道是什麼原因，但每隻猴子都不敢過去拿香蕉。直到某天，原來的那隻猴子不在動物園了，又來一批新的猴子，猴子愛吃香蕉是天性，因此看到面前的一串香蕉，趕緊跑過去吃了，只剩下原有的那群猴子，傻傻的望著，他們才發現，原來吃香蕉並不會被打，以前牠們白白的損失許多吃香蕉的機會!!

這個故事運用在工作上，我覺得是個很好的啟發!

職場長青樹<�此文摘自Career雜誌2008年一月號>

相較於龐大的「閃跳族」，職場上還有一群「長青樹」，覓得「良田」、常保學習動力、創造工作的價值，是他們經營個人職涯的祕訣。

    小志（化名）在一家電子公司擔任業務代表，因為客戶常常難搞定，加上看不慣老闆的管理作風，工作還不到一年，小志決定「開除」老闆，先閃為快。

職場上，像小志這類「閃跳族」愈來愈普遍。根據主計處最新調查發現，去年有81萬8千人工作未滿一年，就主動離職，創下歷年新高。

「閃跳族」離職的理由不勝枚舉，老闆不重用，走人；同事很機車，走人；工作沒興趣，走人。只要是一點不如意，都會牽動「閃跳」的神經。

相較於這群「閃跳族」，職場上卻有另一批「長青樹」，可以在企業中長期經營自己，年資甚至長達30年，而且仍然樂在工作中，他們是怎麼辦到的？

用故事說道理系列~ 背黑鍋

 <此文同步刊登於2007/12/30(六)工商時報/鮮活職場版(D2)>

這位主管拿出一個紅包給Nina，說：「我上星期五忘了託你帶紅包去，請你把這個紅包拿去給Sandy，就說是你星期六忘了帶到喜宴上。」

Nina拿著那個紅包，覺得很委屈，她真的要背這個黑鍋嗎？如果不想背黑鍋，又該如何處理這件事情呢？

**** 聽聽別人的故事，避免自己的事故 ******

體檢你的「配合度」

<�此文摘自Career雜誌第380期  配合度：企業最愛人氣王的秘密>

在企業中，你是「配合度」高的員工，還是難搞一族？試著體檢自己的「配合度」，每個選項為一分，如果得分超過12分以上，你可能已經名列主管的「黑名單」上了……

「小我」「大我」共創雙贏

配合度：企業最愛人氣王的秘密  <此文摘自Career雜誌第380期>

態度決定高度，積極、主動、負責，在團隊中建立「人和」，並勇於承擔難度更高的任務，你就是企業最愛的人氣王。

11月中旬，台灣連鎖暨加盟協會舉辦了第10屆傑出服務店長獎，堪稱是「流通業的金馬獎」，激烈競爭下，阿瘦皮鞋在37位獲獎人中搶下4席，其中包括了去年才參加阿瘦儲備幹部計劃的劉文源。

29歲的劉文源，去年參加阿瘦面試時，因為對時事掌握敏銳，就讓主考官印象深刻。從2006年6月加入阿瘦團隊後，劉文源已經輪調了5家店，「版圖」涵蓋了新店、淡水、林口，而他每調一次店，就會跟著搬，鄰近所進駐的門市「配合度」令人嘆為觀止。

淺談企業合併與秘書

企業購併可算是目前常見的商業行為。企業購併的原因，不外乎是為增加獲利、減少成本、擴大版圖、增加市佔率、品牌效益等。 經理人及企業主管可能因併購而加入新組織或離職， 那，秘書呢？

隨著氣溫的下降，收起夏衣換冬衣的過程中。感受到秋的訊息的同時也想起了我和親愛的台北市秘書暨行政人員協會認識兩年了。在這兩年不算短的光陰裡，認識很多好姐妹也聽了很多場行政座談分享，在協會部落格看了許多好文章。兩年中四季的轉換，也讓我感受到許多的人情冷暖，感謝這一路上帶給我溫暖的協會。生命中總是順逆相迭，人生不如意也總是十之八九。進修本身是我的嗜好與興趣，更是我稀釋負面情緒的方式。課堂中春風化雨接受新知的同時，我也忘了鑽牛角尖更忘了聚焦在難過。雖說人生在世挫折難免，無可否認挫折當下就是很挫折。很高興這段日子有它陪我走過。得意有人可分享，失意有人肯傾聽。

我一直很喜歡協會的氣氛，也喜歡安排的進修課程，所以一再以行動證明我對它的支持，就是經常參加協會所舉辦的各項活動。幸福的磁鐵總在下意識裡主動注意相關活動訊息，更因為這份喜愛的心情，所以常常無俚頭的跑到部落格回應。職場中，有時人家說我是會計，有時人家說我是秘書。下了班我只是一個什麼都不太懂的幸福磁鐵。因為什麼都不太懂，所以到處拜師學藝，雖然學藝不精，開心的是一路上認識許多好朋友。特別是在台北市秘書暨行政人員協會中，在這裡認識許多堅強樂觀的秘書同業。真的很開心，幸福只是一種感覺，此刻我真的覺得我很幸福。

上帝是公平的每個人都只有二十四小時，在這個E化資訊量大且快速更動的世代，你需要朋友的幫助，家庭的溫暖，幫你勇渡人生每一個十字路口的挑戰及挫折。用最真誠的心澆灌出最真的友誼，用更多的愛溫暖你的家。兩年多來參加協會舉辦的活動，聽了許多秘書達人春風化雨的分享，也到部落格看了許多篇達人分享的文章。更在多次的活動中，因為協會貼心的活動安排，播下許多人脈的種子。隨緣澆灌發芽。人脈的種子的發芽成長過程需要經過春耕、夏耘、秋收、冬藏，四個基礎步驟細細灌溉才能茁壯發芽。在行政座談中，分享互動的過程，台上講師專業分享，台下秘書同業用心回應。用心的人會付出，細心的人會觀察，四周皆達人。凡走過必留下痕跡，在每次活動中認識的好朋友，都將在未來豐富彼此的人脈花園。

大學畢業即進入園區半導體公司擔任秘書工作的王小梅，在工作十多年後，常問自己一個問題：「我是一個好秘書嗎？」，剛進入公司時，擔任部門秘書，服務的對象除了部門經理外，還有七十多位工程師，後來擔任廠長秘書，直接服務的對象人數減少了，有廠長、副廠長及數位專案經理，最後進入所謂的「VIP辦公室」，主管就剩下二、三位「長」字輩的，執行長、行政長、資訊長 …，在高階主管們忙碌的行程中，「希望能幫主管多做一點」的聲音，「什麼樣的秘書是個好秘書」的問號，愈來愈大。

為了尋求解答，王小梅開始進行「主管訪談」，不一樣的主管，需要不一樣的秘書，做得好不好，不是自己說了算，客戶滿意度才是最重要的，王小梅拜訪了公司內及公司外的主管，問他們三個問題：

1.        在您配合過的秘書中，您覺得什麼樣的秘書，是位好秘書？

(此篇文章同步刊登於10/20工商時報/鮮活職場D2版)

本週日受一位秘書好友之邀去聆聽她的講課-“人際溝通”， 並相邀課前一起先去吃午餐。 在正要出門的當頭， 突然接到老板自香港的來電「XX航空公司真是爛， 應是10：50am該登機的， 現在居然延至12：15am； 到時候我在台北轉機飛美國來不及怎麼辦?」 幸好是在出門前接到的來電， 心裡第一個念頭便是「完了， 午餐之約恐要爽約了！」 立即回到書桌前， 打開Outlook將此家航空公司的所有通訊全部查出來， 不料今天是週日一堆人不上班， 好不容易平日多受其幫助的聯絡窗口手機接了， 我第一句話便是說「拜託您， 快點救我！.....」但他郤回答我：「對不起， 我現在人在飛機上， 不能再講了， 手機一定要關機了！」， 我趕緊說：「那我的老板怎麼辦呢?」，他回答：「請打我們的訂位專線吧！」。 只好先去電向好友致歉午餐來不及了！

訂位專線服務的是一群旅客， 他會在乎我的緊急事件嗎? 我先call了旅行社， 回答是：「對不起， 負責的專人目前忙線中， 稍後請她回您！」， 我的回答是： 「您知道此事的急迫性吧！」。 試著要撥中正機場的航空公司櫃枱郤是語音廢話一堆， 沒耐心之下， 辜且就試撥了訂位專線， 不料對方的回答是： 「相同航空公司的轉機時間只要50分鐘」， 我聽了更沒性子了！ 明明算一算轉機時間只剩30分鐘而已啊！ 一會兒手機又響了， 旅行社回電故事又重述一遍後， 她說要去查並聯絡一下。 此時， 我又撥了訂位專線， 又換了另一個人接聽的， 我的媽呀！ 故事及老板的航班資料又再重述一遍， on hold 讓她查詢一會兒後， 她回答：「對不起， 因為香港的班機尚未飛， 可否晚一點再來電查詢?」， 此刻的我已怒火沖天的回答：「什麼? 現在已不是香港的飛機到底幾點要飛的問題了！ 因為人已check in且在lounge了， 飛機抵達台北後您們航空公司的人一定要派專人協助他去趕搭台北飛美國的這個班機才對啊！」， 講完此次on hold 的時間更久了， 看著Outlook的通訊錄盤算著， 誰是下一個我能聯絡的對象呢? 板橋營所的人嗎? 還是前一任較熟呢? 還是之前聯絡會員卡事宜的那位小姐呢?…..不錯平日都還有留下手機…..聽候多時的音樂終於結束了， 這位訂位組的小姐帶來了好消息：「沒問題的！ 我們一定讓他搭的上台北轉機的這班飛機」， 我又重問了一遍：「您保證沒問題嗎?」， 她回答：「是的， 沒問題！」

匆匆地收拾了東西出發去台北上課了， 路上便開始在想， 也許這就是我的價值所在： 在老板最需要的時刻成了他的”0800”專線， 解決了他的問題， 讓他的出國行程準時抵達. 若非經過這樣的事件， 我的緊急應變及解決問題的能力也無法提昇。 但從聯絡的過程中， 我在電話的一開始就說明：”此事非常地緊急， 請您務必立即協助處理”， 另外， 今天搭的是平日關係還不錯的一家航空公司， 否則若改成另一家， 結果可想而知…..一定只會”Sorry，…沒辦法！”。 還有， 此趟美國的班機是老板以哩程數轉換成免費票的頭等艙， 當我說出老板的座位號碼及頭等艙時， 我想多少已再次提醒其對VIP旅客之重視。

一群老友齊聚一堂正聊得天南地北, 此時見到擁有國際名模身材的

沈志玲出現時, 大家眼睛都為之一亮, 誰也沒想到沈志玲竟然把她留了長達 15 年之久的一頭秀髮給 cut 掉, 重新展露出另一種 “ 全新 “ 的丰采。

 沈志玲可堪稱是老友群中的 “轉職達人” , 而她每一次的出擊, 不但沒有那種歷經滄桑的落寞, 反而是棒棒表現亮眼, 她的豐富多元履歷可說是從天而地, 由商至醫, 好不令人稱羨與佩服! 在她的職場字典裡似乎沒有 “不可能” 的字樣。問她是否於職場每一次的跑道轉換時曾有猶豫、恐懼、沒把握? 卻都只見天蠍座的沈志玲從容且自信的分享著當下新工作的點滴, 未見不安或適應不良之狀! 終於有位老友已按奈不住性子直向沈志玲請教轉職心經, 得到的回應卻是沈志玲她一針見血的自創四句 “沈氏箴言” :

n          人脈的維護技巧

è        從關心客戶、市場脈動開始，創造話題

秘書沒有辦法像業務一樣， 每天在外面與客戶做互動交流， 掌握第一手資訊； 所以， 剪報成了我每天必做的功課。在報上得知客戶升官消息， 便能立即幫老板準備花或電子賀卡致意。 正好對方來電時， 便能在電話中予以道賀， 當他問起妳怎麼知道呢? 我當時的回答是：“因為您是老板的重要A級客戶呀!”， 接著他便開始讚美我的老板， 怎麼這麼會訓練秘書呢?