n 人脈哪裡來?
è 基礎功-善於利用科技工具，勤於更新資料
“一回生， 二回熟”由簡單的名片建檔管理做起。 使用哪些工具呢? 由名片簿、名片盒、三孔透明內頁夾、Excel、到Organizer 我都使用過。 但是隨著老闆交付的名片數量增加速度己遠遠地超過了我這個一分鐘五十字的打字快手， 為了減少打字時間及增加客戶公關互動的訊息建檔，目前我使用名片王掃描器+Outlook+PDA手機， 讓名片的資料經由匯出功能， 傳送至Outlook做建檔管理，再經由PDA手機的同步功能， 讓連絡薄可以隨處帶著走， 任務一來馬上辦。
n 人脈的重要
農曆春節前， 是各家公司最忙碌時刻； 除了年終檢討暨新年度展望會議，還有一年一度的尾牙盛會。 此外，還要安排老闆的春節海外渡假行程，因為行程一再修改， 我已在網站及旅遊書籍中神遊了三個國家： 一會兒是一位難求的杜拜， 後來又改成了北京， 最後是濟洲島。 在一陣忙亂中，又接到另一位秘書來信求救： 她老闆決定要去澳門玩， 臨時訂不到房間， ＂聽說您老闆與永利酒店的賭場經理熟，可否協助幫忙訂房呢?＂又來湊熱鬧了! 這年頭， 男人似乎比女人來得善變，不過我的一個電話號碼真的在關鍵時刻救了她， 而且還推薦了她當地知名的法國餐廳。 雖然我從沒去過澳門， 這些都該感謝老闆平時的訓練， 在別人最需要的時刻， 成了有用的情報救援中心。
二個月的暑假結束，早上送走國中二年級的兒子、國小五年級的女兒上學，王小梅回到家裏，打開電腦，開始一天的工作，幫公關公司寫一篇30秒的活動介紹廣播稿、一篇新聞稿上午10點前要送出，星期六去企業授課，一份課程講義及試題要準備，下午要去跟中學老師談綜合課程的合作案。小梅今年四十歲，三年前由科學園區高階主管秘書的職位離職，在企管顧問公司當講師，也在大專院校兼課，每個月接一、二個企業的秘書教育訓練課程，零用錢就有了。
在股票上市公司擔任秘書十五年，王小梅在這家公司「五子登科」，擁有房子、車子、金子、先生、兒子。回想這十五年，雖然小梅的工作是行政秘書，但她投資了很多時間在秘書工作之外，提前規劃，讓她不用等到五、六十歲才退休，家業事業兼顧，「服務」與「學習」是王小梅最想告訴秘書朋友的，過去十五年，小梅做了那些事呢？
23歲，外國語文學系畢業，因地緣及人格特質，小梅在新竹科學園區找到秘書的工作，剛開始當秘書及當秘書五年後，小梅分別參加了哈佛企管及惠普科技舉辦的秘書訓練課程，第一次上課，讓她對秘書工作的全貌有個整體的認識，五年後，對秘書工作產生倦意的小梅在課堂上看到了資深秘書擔任講師，才想到自己也可以開始整理工作經驗做為傳承。28歲，小梅參與公司內的秘書社團，規劃全公司的秘書訓練課程，這是工作內社團活動的開始。西元2000年，小梅稱它為「專業秘書年」，這一年她參加科學園區秘書學會、亞洲秘書大會，認識了更多秘書前輩，並參與「科技心秘書情」一書的寫作，這些都是在下班之後才做的，記得要出書時，小梅還時常在小朋友入睡後，自己抱著Notebook奮戰到凌晨。36歲，小梅開始參與公司的公益活動，進入人力資源員工關係的領域，現在授課、備講義、撰稿等在家工作的技能，都是當時所培養的。
" 此篇文章同步刊登於9/8工商時報/鮮活職場D2版"
上午十點半，總經理秘書接到一通業務部的秘書打來的內線電話。
業務部秘書：「Grace, 跟您報告一下，我現在才到公司，我早上晚二個小時來，我晚上會晚兩個小時走。」
前年二月，小遠毅然決定放棄她熟悉的補教業，並展開尋找下一個事業春天。小遠的第一個想法便是“取得證照，讓履歷加分”，在辭職之前便利用網路尋找各項認證課程。對她而言，公司文化及體制她一無所知，所以“秘書”一職便是開啟這道門最直接也快速的入場券。在多方考量後，小遠參加了由台北市專業秘書暨行政人員協會所舉辦的專業秘書暨行政實務認證班，並在四月通過考試取得證照。同月，她憑著這張證照和另一張英文檢定證書，得到總經理的青睞，順利進入目前小遠服務的公司。
總經理室張秘書一大早接獲人事部秘書的電話：「張秘書，麻煩您向總經理報告一聲，我們部門的王經理今天臨時有事，請假一天」。
張秘書敲敲總經理的門：「總經理，向您報告一聲，人事部門的王經理今天臨時有事，請假一天。」
[此篇文章同步刊登於 8/18(六)工商時報鮮活職場D2版]
知己知彼百戰百勝 找工作要有的4項認知 了解自己是什麼樣的人、應徵什麼樣的工作，才會有正確的應徵態度，也才能找到適才適性的工作。
十幾年前，王小梅自某國立大學外國語文學系畢業，跟大多數同學一樣，她翻開了報紙，開始找工作。
幾位主管一起在開會，其中有兩位主管要喝咖啡，就請其中一位主管的秘書Tina幫忙送兩杯咖啡進會議室。當Tina在咖啡機前壓咖啡時，另一位主管秘書Diana 剛好走進茶水間，得知自己的主管要喝咖啡，立刻捧起咖啡機上剛注滿的第一杯咖啡，拿了糖包和奶油球直接送進會議室給自己的主管。送完咖啡之後，還走進茶水間對著Tina說：「妳老闆問，他的咖啡呢？」
Tina心理很不是滋味。如果Diana要搶功勞、求表現的話，也應該兩杯一起端進去，否則就讓Tina自己端兩杯進去。Diana怎麼可以只端自己老闆的咖啡進去，這樣豈不是讓Tina一次背了兩個黑鍋嗎？
主任請總經理秘書轉交一份資料給總經理過目，總經理太忙了，尚未過目就又出國去了。回國後第一個會議中﹝總經理秘書也有參加此會議﹞，主任提到該份資料的事，總經理一臉狐疑，不知所云。
於是，主任看著總經理秘書說：我有請你把資料交給總經理過目啊？
總經理也看著自己的秘書說：我沒看到那份資料啊？
最近有幾位朋友在台北巿秘書協會的Blog 針對我的文章提出一些差旅的問題。 其實本人對差旅的行程安排並非高手, 只是比較了解老板的喜好罷了! 包括:
1. 航班選擇的兩大原則:
(1) 安全
(2) 省時
很訝異吧! 我沒把成本放在第一, 因為高階主管的行程變化太快了, 經驗告訴我, 若使用哩程數轉換所開出的電子免費票, 班機起飛前的心情一定忐忑不安, 因為怕機票限制太多, 屆時行程更改沒法改票或者無法搭乘最近起飛的其他航空班機。 當然, 要做此安排前必須是在老板同意自付公司規定的經濟艙差額; 而累積的哩程就留給行程固定, 且在其哩程轉換名單的成員囉!
Pure剛從大學畢業，經由學校教授的介紹，進到一家軟體公司，擔任總經理秘書工作。
從來沒有工作經驗的Ｐure，從公司設立時期開始幫忙，那時辦公室也還沒裝潢好，暫時擺設幾個桌子椅子，所以Pure就暫坐在總經理旁邊的位子。
剛上班不久時，總經理的電話響了，Pure放任它響，心想那是總經理的電話，不要隨便亂代接。有一天，總經理告訴Pure說：「我的電話響了，妳要幫我接。」
傻傻的Pure 還想，為什麼你電話響要我接，但老闆交代的只好照做。
之後，電話響了。「喂」「我找 林 先生。」「唷好，你等一下唷。」，「 林 先生有人找你。」「誰找我？」「我不知道，有一個人說要找 林 先生。」
前言：跟在大老闆身邊擔任祕書或行政類工作，看來微不足道，卻是職場中打基
本功的重要經歷。能夠第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳，還有什麼比這個
更好的職場導師？最棒的是，他還付你薪水。
去年的賣座電影《穿著Prada 的惡魔》經典的一幕戲：惡魔老闆梅莉史翠普一早
用故事說道理~ 聲音是有表情的
故事一：
Sara的公司中午用餐時間是12:00-1:00，Sara並沒有睡午覺的習慣，所以通常用完餐之後，就會回到辦公室繼續工作。 有一天，Sara午餐後工作了一陣子，需要打電話詢問一個資料，於是就拿起電話來開始撥號。電話鈴響了一會兒，電話機的另一端才傳來一句睡眼惺忪的聲音：「喂---！」
秘書訓約：早到晚走，口風緊，恪盡職責
「伯伯早安！」、「阿姨早安！」每天早晨一進辦公室，總是可以聽到小如親切的問候聲。
這是她的第一份工作。當時正值大學生的她，以工讀身分進入台灣某大連鎖企業集團服務，因為表現良好，在工作上總是盡力完成主管交辦事項，因此破天荒的轉任為正職人員，工作地點也從原本的3樓直昇至20樓，晉升為總經理秘書。
由於小如生平第一次接觸到高階主管層級，每天都戰戰兢兢的遵守媽媽的訓約：「早到晚走，口風緊。」所以每天都提早半小時到公司，先見到面的也都是警衛伯伯和清潔阿姨，同辦公室的前輩幾乎都還未辦公室，小如就會趁這時候將辦公室裡的公共區域清潔一遍、夾報，再泡上一大壺養生茶放在總經理辦公室、並打開總經理及她自己的電腦，準備前一天公司各體系所有門市的營業額資料，以利今天各部門的高層會議。
小美是個年資不到三年的小祕書，平時幫老闆打字、整理檔案、安排約會、收集資訊、接待外賓，有時要幫會議人員準備茶水點心，幫大家買便當，老闆雖待小美如女兒，但不論大小小事經常會都會對小美碎碎念，常讓小美覺得心煩，小美有時還得充當老闆小孩的家庭教師及臨時保母。有一天，老闆對她說：「我看你最厲害的就是替客人買禮物而已!」這句話不知是褒是貶，小美眼眶一紅，心想：「我到底在做什麼呀？難道我就要這樣做牛做馬過一輩子嗎?」
秘書的職稱看起來光鮮亮麗，但似乎老是在做微不足道的工作，瑣碎又繁雜，抗壓力不足的人，還真撐不了多久，所以，多數秘書都曾考慮過---是否要這樣過一輩子?
但是，根據秘書協會民國95年4月份的統計中，只有兩成的現職秘書打算在五年內轉職，統計中還顯示，大部分的秘書絕大部分的時間仍是在處理文件繕打，檔案管理，以及一般行政庶務，這些工作看起來是那麼平淡無奇，究竟是什麼因素，讓大部分的秘書仍對此工作樂此不疲?
首先，個性是否適合成為秘書，是一個很重要的因素。一般人認為秘書最重要的性格是工作細心，但若僅有細心一項特質，必定無法成為優秀的秘書。秘書還需要有樂於助人的性格，而且在助人的同時，不會急著把功勞及光環往自己身上套，也不需要靠聚集眾人的目光才能得到成就感。換句話說，必須要樂於做幕後的功臣，而不是只願做幕前發光的主角。
其次，秘書應認清自己的工作價值。想一想，老闆們為何需要聘請秘書? 因為老闆日理萬機，時間老是不夠用，尤其老闆需要聚精會神作重大決策的時候，常常會有突然來的電話、或者意外的訪客等外來的干擾! 不但經常分身乏術又怕漏失重要訊息!
用故事說道理 ~
工程師：「我們公司不是規定部門不可以在上班時間安排外出嗎？為什麼xx部門最近就安排部門off-site meeting，去賞花、喝下午茶？別人可以，我們為什麼不行？」
自2005年起, 每年的九月我都會去參加秘書協會所舉辦的秘書營。 活動前, 我很清楚"從做中學習"是最直接的, 所以心中有一股衝動很想主動向理事長提出自願參與活動的籌備安排, 但郤又擔心緊急任務的被交辦會誤了大家。果然, 在出發前一天的週五, 我的老闆自大陸打一通電話給我說: 週日返台的行程恐會因為研發進度做變更.....延至週一。 週六公司補颱風班, 先向代理人告知幾個行程修改的原則。
回家後, 開始擔心活動的參與中, 有多少充份的工具可隨時應變呢? 找商務中心囉, 要很貴吧! 先將老闆的行程相關資料儲存至我的PDA手機. 還有接聽電話被交辦事項的筆記本等。
正當準備出門前, 奇蹟出現了, 我的代理人打電話通知我老闆的行程會延至週二才返台; 太好了, 這樣我就有充足的時間在週一重新做安排了, 也不必耽心課堂中必須接聽緊急來電。這通電話, 就像我的救命仙丹, 從出門至市府捷運的路上心情分外的好, 就像要去出國渡假一樣, 尤其是別人還都要上班。
隨著公司國際化的腳步, 廠區版圖分佈於全球各地; 為了提高工作效率, 秘書要能熟習十八般武藝： 例如在會議召開前, 要學會VOIP撥號、數位話機及會議橋(conference bridge) 系統的操作技巧。
在老板的緊急電話會議要求命令下, 立即撥接全球各地的相關人員上線參加會議, 雖沒像正式會議有充份時間做事前的準備, 但此類的會議通常是在十分鐘左右由最高主管, 即會議主席, 拍板交辦指示工作要點後即結束。
電話撥通後, 您會做什麼呢? 找旁邊的人聊天或是守著話機以防會議中接到臨時通知再撥接其他相關的人員上線? 公司的辦公室規劃屬於開放式空間, 老板的座位就在秘書的正後方, 通常我仍能在位子上繼續工作, 但盡量不會讓自己在另一條電話線上忙, 而是豎起耳朵聽聽看老板講什麼? 一方面讓自己處於狀況內, 二方面也能在老板尚未結束電話前, 就能知道自己下一步該做些什麼?
隨著公司國際化的腳步, 廠區版圖分佈於全球各地; 為了提高工作效率, 秘書要能熟習十八般武藝： 例如在會議召開前, 要學會VOIP撥號、數位話機及會議橋(conference bridge) 系統的操作技巧。
在老板的緊急電話會議要求命令下, 立即撥接全球各地的相關人員上線參加會議, 雖沒像正式會議有充份時間做事前的準備, 但此類的會議通常是在十分鐘左右由最高主管, 即會議主席, 拍板交辦指示工作要點後即結束。
電話撥通後, 您會做什麼呢? 找旁邊的人聊天或是守著話機以防會議中接到臨時通知再撥接其他相關的人員上線? 公司的辦公室規劃屬於開放式空間, 老板的座位就在秘書的正後方, 通常我仍能在位子上繼續工作, 但盡量不會讓自己在另一條電話線上忙, 而是豎起耳朵聽聽看老板講什麼? 一方面讓自己處於狀況內, 二方面也能在老板尚未結束電話前, 就能知道自己下一步該做些什麼?
